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複合機の失敗しない選び方!比較ポイントや選ぶ際の注意点をわかりやすく解説

2024.07.02

 

複合機を導入する際に失敗しない方法を解説します。比較ポイントや選ぶ際の注意点を紹介するので、ぜひ参考にして、会社の業務にぴったりの複合機を選んでください。

 

複合機は、さまざまなメーカーから多くの機種が発売されているため、いざ導入を検討しても、どれを選べば良いのかわからずに迷ってしまう方も多いでしょう。

本記事では、複合機を選ぶ際の基準やポイント、注意点などを紹介していきます。自社の用途に合った複合機を選ぶうえでの参考にしてください。

 

複合機の選び方

複合機とは、コピーやプリンタ、スキャナ、ファックスなどのさまざまな機能が、1台に集約されている多機能の機器です。

 

複合機の用途は企業によって異なるため、選定する際には、まずは自社に必要な機能が搭載されている機種を絞り込みましょう。そのうえで、印刷速度や耐久性、拡張性・オプション、用紙サイズ、導入方法などを比較しながら、機種を選ぶことが大切です。

 

機種ごとの機能の違いが大きいため、値段だけで選ぶのは失敗のもとです。安さを重視する場合であっても、機能面での比較は必ず行いましょう。

 

複合機を選ぶときの基準

複合機を比較・検討する際の基準として、以下の7点を紹介します。

 

  • 印刷速度
  • 耐久性
  • 金額
  • 拡張性・オプション
  • 用紙サイズ
  • 画質・色味
  • 導入方法

 

それぞれを見ていきましょう。

 

印刷速度

 

印刷速度は自社の1ヵ月あたりの印刷枚数を考慮して選ぶと良いでしょう。

複合機の印刷速度は、一般的に1分間でA4用紙に印刷できる数で表現され、「◯枚/分」と表記されます。1ヵ月あたりの印刷枚数における印刷速度の目安は以下のとおりです。

 

  • 500枚未満:15~20枚/分
  • 500枚~3,000枚:20~25枚/分
  • 3,000~5,000枚:25~35枚/分
  • 5,000~10,000枚:35~45枚/分

 

1ヵ月あたりの印刷枚数は、「1日あたりの印刷枚数×1ヵ月あたりの営業日数」で求めることが可能です。

 

耐久性

 

複合機の法定耐用年数は5年とされています。とはいえ、法定耐用年数とは税法上設定された年数であり、5年経ったからといってすぐに壊れたり、使えなくなったりするということではありません。

 複合機の一般的な寿命は、法定耐用年数と同じ5年といわれています。しかし、実際の寿命は利用頻度やメンテナンスによって変わり、中には10年以上使用するケースもめずらしくありません。

また、印刷量が多ければ多いほど部品が摩耗するため、その分寿命が短くなります。枚数で換算すると、300万枚程度といわれています。これらを踏まえたうえで、新品か中古品にするかを検討することも必要です。

 

金額

 

導入するにあたって金額は重要なポイントです。とくに、複合機をリース契約で導入する場合は、本体料金とは別に保守・メンテナンス費用(カウンター料金)が毎月かかります。月に一度、業者がカウンター検針で枚数を調べ、利用枚数に応じた保守費用が請求される仕組みです。

 

また、後述するオプション機器を追加した場合は、本体料金に含めて請求されます。

 

拡張性・オプション

 

複合機によっては、オプションで機能を追加することも可能です。オプションには、大きく分けて外部オプションと内部オプションの2種類があります。

 

  • 外部オプション:複合機の外部に取り付ける拡張機能のこと。用紙トレイやフィニッシャーなどが該当し、設備的なものを指します。
  • 内部オプション:ICカードや無線LANなど、ソフトウェア面を拡張する機能のことです。

 

オプションにはさまざまな種類があるので、導入前にしっかりと確認しましょう。「今は不要だが、いずれ必要になる可能性がある」というものについては、あとからオプションが追加できるかを確認しておくと安心です。

 

用紙サイズ

 

複合機を選ぶ際には、使用したい用紙のサイズに対応しているか確認することも大切です。

複合機の用紙サイズにはA判とB判があり、B判のほうが大きいため、A4対応の複合機を購入してもA3の印刷はできない可能性があります。

 

業務用の複合機は多くがA3に対応しているものの、なかには対応していないものもあります。A3で印刷する可能性がある場合は、事前に確認しておくと良いでしょう。

また、出力可能なサイズが大きいほど、機器やトレイのサイズも大きくなるため、より広い設置スペースが必要になります。オフィスに配置が可能かどうかもチェックしておきましょう。

 

画質・色味

 

出力時の画質や色味も、複合機を選択する際のポイントです。複合機はスペックの高いものを選ばない限り、画質に大きな差はありません。しかし、図や写真を印刷する機会が多く、画質にこだわりたい場合は、使用する塗料によって複合機を選ぶと良いでしょう。

 

複合機に使用される主な塗料は「トナータイプ」「染料タイプ」「顔料タイプ」3種類です。それぞれの違いを下表にまとめました。

トナータイプ

・粉状のインクを使用する

・大容量タイプのインクであるため交換頻度が少ない

・大量印刷が可能でオフィスで使用されることが多い

・高画質な印刷には向いていない

染料タイプ

・溶剤に着色粉末粒子を溶かしたもので、紙に染み込みやすい

・写真の印刷に向いているが、乾きにくい

顔料タイプ

・印刷物の表面に塗料を定着させ、紙質を問わず色味や線をくっきりと印刷できる

・図形や文字の印刷に向いており、トナータイプとともにオフィスで使用される

 

導入方法

 

複合機の導入方法は、主に「リース」「レンタル」「購入」の3つです。

リース契約は新品の複合機を長期間借りるもので、「基本料+保守・メンテナンス費用」が毎月かかります。

レンタル契約は、中古の複合機を数日から数週間などの短期間で借りるもので、管理コストはかかりません。

 

購入は新品と中古の2つに分かれます。新品の複合機は、相場が100万円以上、高機能タイプだと400万円程度ともいわれており、かなり高額です。中古であれば安く本体を導入できますが、保守費用は新品より高い可能性もあるので注意が必要です。また、前述したように、印刷回数が増えるほど部品は摩耗し寿命は短くなるため、購入後すぐに使用できなくなる可能性もゼロではありません。

 

導入費用やランニングコスト、今後の使用予定期間によって、適した導入方法を選択するようにしましょう。

 

複合機を選ぶ際のポイント

複合機を導入する場合、何より大切なのが、自社に必要な機能を持っている機器を選ぶことです。すでに導入している複合機があり、新たな機種に入れ替える場合は、既存の機種の使用状況を確認することで、必要な機能を把握することができるでしょう。

 

例えば、印刷枚数や使用頻度を把握すれば、印刷速度の目安がわかります。また、カラー/モノクロの印刷の比率も知っておきましょう。モノクロしか使わない場合、モノクロコピー機の導入を検討する余地もあるためです。普段どのような使い方をしているのかによって、必要な複合機は異なるのです。

 

複合機を選ぶ際の注意点

 

ここからは複合機を選ぶ際の注意点として、以下の6点を紹介します。

 

  • 契約期間を確認する
  • 保守内容と料金を確認する
  • 消耗品代がかかるか確認する
  • 必要な機能が搭載されているかを確認する
  • 技術者の有無を確認する
  • 見積もりをとる
  •  

契約期間を確認する

 

契約期間はしっかりと確認しましょう。複合機の法定耐用年数は5年となっているため、リースでも5年間で60回払いの契約となっていることが多い傾向です。なかには5年を超える契約期間となっているケースもありますが、その場合は月々の金額は安くなるものの、手数料を支払う回数も増えるため、トータルでの金額は高くなる可能性があります。不必要な長期契約には注意しましょう。

 

保守内容と料金を確認する

 

リース契約で複合機を導入する場合は、利用状況に応じた保守・メンテナンス費用を毎月支払います。本体価格だけでなく、この保守・メンテナンス料金が、保守内容に対して妥当なものであるのか、自社が求めるサポートを受けられるのかを確認しておきましょう。

 

消耗品代がかかるか確認する

 

用紙代やトナー代などの消耗品代も、複合機を利用する際のランニングコストとしてかかります。リース契約の場合、消耗品代は月々の保守・メンテナンス費用のなかに含まれるのが一般的です。契約内容を事前に確認しておきましょう。

 

必要な機能が搭載されているかを確認する

 

自社の業務に必要な機能を把握し、その機能が搭載されている複合機を選びましょう。必要な機能がなければ、複合機を導入しても意味がありません。複合機には、ファックスやスキャナ、データ転送、カラー印刷、両面印刷、拡大縮小機能がついているのが基本です。しかし、すべての機種についているわけではないので、確認を怠らないようにしましょう。

 

導入してから機能面の見落としに気づいてもキャンセルはできない可能性があります。また、不要な機能がついていないものを選ぶことで、コスト削減にもつながります。

 

技術者の有無を確認する

 

複合機を使用していると故障などのトラブルが発生することがあります。その際には、契約会社の専属の技術者が修理を行う「自社メンテナンス」、もしくは、メーカーの技術者に修理を委託する「メーカーメンテナンス」で対応してもらうことになるでしょう。

 

自社メンテナンスの場合、トラブル時に早く駆けつけてもらえる可能性が高いです。また、担当者による知識やスキルのレベルに差が出にくいのも、自社メンテナンスのメリットです。

 

メーカーメンテナンスの場合はメーカーや業者ごとにレベルに差が生じやすく、修理に来てもらえるまでに時間がかかる可能性があります。すぐに駆けつけてもらえるのかどうかを、あらかじめ確認しておきましょう。

 

見積もりをとる

 

複合機を導入する前には、必ず見積もりをとり、詳細を確認しましょう。リース料金には本体価格だけではなく、保険や輸送、設置の費用も含まれている可能性があるためです。

また、リース期間によっても分割料金が異なるため、見積もりでしっかりと把握しておきましょう。予算や導入時期、選定基準を明確にしてから見積もりをとると、失敗する可能性が低くなります。

 

まとめ

 

複合機は、さまざまなメーカーから数多くの機種が発売されており、機器ごとに機能が異なります。自社における用途を明らかにしたうえで、必要な機能を備えている機種を選ぶことが大切です。

ファーストでは、初めて複合機を導入する事業の担当者様にもわかりやすく丁寧に説明します。導入後も定期的なメンテナンスや迅速な故障対応はもちろん、最新ソフトウェアへのアップデートや利用方法や新機能のサポートを行います。自社コールセンターが利用可能で、1次対応でのトラブル解決率は80%の高い水準です。

 

複合機のリースを検討している方は、ぜひお問い合わせください。

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