複合機、コピー機、プリンターは、混同されがちですが、異なる機器です。オフィスへ導入する際には、それぞれの特徴を理解したうえで自社の用途に合うものを選定しましょう。

複合機、コピー機、プリンターは、混同されることもありますが、それぞれ異なる機器です。オフィスへ導入する際には、各機器の特徴や機能、メリット・デメリットなどを理解したうえで、自社に合うものを選びましょう。

この記事では、複合機、コピー機、プリンターの違いについて解説します。

複合機・コピー機・プリンターの違いは？

複合機、コピー機、プリンターのどれを選べば良いのかわからず、悩んでしまう人もいるでしょう。自社の用途に合った機器を選ぶためには、それぞれの機器の違いを把握することが必要です。ここでは、複合機、コピー機、プリンターの基本情報から紹介します。

複合機とは

複合機とはコピー機能だけではなく、FAX機能やスキャン機能、プリント機能など、さまざまな機能が搭載されている機器のことです。

ただし、複合機のことを「コピー機」と呼んでいる人も一定数いることは留意しておきましょう。また、プリンター複合機と呼ばれることもあります。

複合機に搭載される機能は、オフィス業務の変化に応じて進化しています。たとえば、近年はスキャン画像から文字を認識し、ドキュメントに変換できる機種なども存在しています。

コピー機とは

コピー機とは、文字通りコピー機能を持つ機器のことです。ガラス面に原稿を置くことで、原稿と同じ内容の印刷物を出力します。近年、コピー機能だけを搭載した機器は減少しています。

プリンターとは

プリンターとは、パソコンやタブレット、スマートフォンなどを接続し、それらの機器から送信された文書や写真などのデータを印刷する機器です。紙の原稿を複製するコピー機とは異なり、デジタルデータから印刷できる点が特徴です。

なお、プリンターや複合機には「インクジェット」「レーザー」の2種類があります。それぞれの違いは以下のとおりです。

複合機・コピー機・プリンターのメリット・デメリット

ここからは複合機、コピー機、プリンターについて、各機器のメリット・デメリットを解説します。導入する機器を決める際の参考にして下さい。

複合機のメリット・デメリット

ここでは、複合機のメリットとデメリットをそれぞれ見ていきましょう。

複合機のメリット

複合機のメリットは多機能である点です。

コピー機能だけではなく、FAX機能、スキャン機能、プリント機能など、オフィス業務に必要なさまざまな機能が一台に集約されているため、多くの機器を用意する必要がありません。機能ごとに個別の機器を用意する場合と比較すると、初期費用や設置スペースの節約につながります。

Wi-Fi接続によりスキャンしたデータをメールで送信できる機能や、スマートフォンから操作できる機能を搭載したタイプもあるため、昨今のトレンドであるテレワークやペーパーレスにも対応可能です。また、スリープモードやタイマーモードを活用すれば、消費電力も削減できるでしょう。

複合機のデメリット

複合機は、多くの機能を1台に集約しているため、トラブルが発生すると、それらの機能すべてが停止してしまいます。トラブル発生時の対応はリース会社やメーカーによって異なるため、保守契約の内容を事前に確認しておきましょう。

また、コピー機やプリンターに比べると導入費用は高額です。搭載されている機能すべてを有効活用できるのであれば割安といえますが、「コピー機の機能しか必要ない」「プリンターの機能しか使わない」といった場合には、複合機を選んでしまうと割高になる可能性があるでしょう。

コピー機のメリット・デメリット

次に、コピー機のメリットとデメリットを紹介します。なお、ここでのコピー機は複写機能のみを搭載した機器を指します。

メリット

コピー機は、機能が限定されているため本体価格が安く、導入コストが安く済む点がメリットです。また、シンプルな構造であるぶん、消費電力も抑えることができます。

紙の資料をコピーする以外の用途がない場合や、すでに複合機を導入している企業がサブ機としての運用を想定している場合などは、安価でシンプルなコピー機が有力な選択肢になるでしょう。

デメリット

前述したように、コピー機には複写以外の機能がありません。できることは複写による印刷のみで、複合機に比べてできることが限られています。オフィス業務でスキャンやデータの出力が必要な場合には、別途機器をそろえなければならないので注意しましょう。別途導入するには、余計なコストが発生する可能性があります。

プリンターのメリット・デメリット

最後にプリンターのメリットとデメリットを紹介します。なお、ここでのプリンターに、複合機は含みません。

メリット

プリンターは、複合機やコピー機に比べて導入コストが安価な点がメリットです。消費電力も少なく、電気代の削減に繋がります。また、本体のサイズがデスクに置けるくらい小さいため、小さめの事務所や応接室などでも利用しやすいでしょう。

デメリット

プリンターは、機能がプリントのみに限られるため、コピー機の場合と同様、他の機能を要する場合には別途機器を用意しなければなりません。

コストパフォーマンスを重視するのであれば、必要な機能を揃えるにあたって、プリンターを含めた複数の機器を導入する場合と、複合機を1台導入する場合を比較し、どちらがコストを抑えられるのか試算する必要があるでしょう。

また、コピー機やプリンターは低価格で導入できますが、故障のリスクもあります。基本的には定期的なメンテナンスがないため、故障の際にはメーカーに送るか買い直す必要が出てくる点も覚えておきましょう。

会社で一般的に使われるのはどれ？

今回紹介した3つの機器のうち、多くの会社で一般的に使われているのは複合機です。会社での業務にはさまざまな機能が必要になるため、複数の機器を揃えるよりも、それらの機能を1台で賄える複合機を導入した方がコストパフォーマンスが高いためです。

また、複合機のなかにはセキュリティ機能がついているものもあるため、安全面を考慮して選んでいる企業もあるでしょう。さらに、複数の複合機を導入する場合、マネジメント機能がある機種を選べばすべての機器を一箇所で管理できるため、業務の効率化が可能です。

複合機の導入方法

複合機の導入方法には、リール、レンタル、購入などの選択肢があります。

リースは、長期的に新品を借りる方法です。利用するにはリース会社の審査を通過しなければなりません。また、リース費用の他に、保守・メンテナンス費用が必要になります。

レンタルは、短期的に中古品を借りる方法です。基本的に審査はなく、あったとしてもリースと比べると厳しくありません。保守・メンテナンス費用については、レンタル料のなかに含まれているのが一般的です。

いずれの方法でも、導入の流れは以下のとおりです。

• 問い合わせ・見積もり
• 契約
• 納品
• 設置工事

問い合わせ・見積もりから設置工事までの期間は、2週間から1ヵ月程度を見ておけば良いでしょう。

まとめ

複合機は、コピー機能やFAX機能、スキャン機能、プリント機能など、多種多様な機能を1台で賄える機器です。コピー機やプリンターは複合機よりも安価ですが、他の機器を別途用意する場合は、合計のコストが高くなる傾向にあります。そのため、会社では一般的に複合機が使用されています。

ファーストでは、OA機器のリースを行っています。6大メーカー、200種類以上から最適な機種を提案し、導入はもちろん、その後の活用状況やメンテナンスにもしっかり対応します。複合機やコピー機の導入をご検討中なら、ぜひご相談ください。

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