コピー機を導入したものの、「自分たちでメンテナンスなんてできるのか」「どのくらいの手間がかかるのか」と感じる方もいるかもしれません。
確かにコピー機には日常的なメンテナンスが必要ですが、基本的なポイントを押さえておけば、それほど大きな負担にはなりません。

本記事では、コピー機の基本的な日常メンテナンス方法と、異常が発生した際の対処法について分かりやすく解説します。
あわせて、サービスセンターに問い合わせるべきタイミングもご紹介しますので、導入後の運用に不安がある方はぜひ参考にしてください。

日常的に行うべきコピー機のメンテナンス

コピー機を日常的に使用していると、特にメンテナンスの必要性を感じないこともあるかもしれません。
しかし、コピー機は精密機器のため、日常的にお手入れをすることで故障のリスクを抑えられ、快適に使えるようになります。
そのため、次にご紹介するメンテナンスを欠かさず行うようにしましょう。

• 本体の清掃
• 定期的な消耗品の補充・交換

それぞれについて細かく解説しますので、ぜひ参考にしてください。

本体の清掃

コピー機は精密機械になるため、内部の結露を防ぐ、埃を取り除くなどの掃除が必要です。特に以下の5か所は、定期的な手入れを心がけましょう。

• 読み取りガラス
• 原稿送り装置
• 防塵ガラス
• 給紙トレイ
• 機器本体

読み取りガラス

読み取りガラスは原稿をセットするガラス面のことです。
埃や指紋はもちろん、糊や修正液などがつきやすいため、付属の掃除クロスなどやわらかい布で拭いて掃除する必要があります。

汚れが取れない場合は水で濡らして固く絞った布で拭いて汚れをとりましょう。
それでも汚れが取れない場合は中性洗剤を使用してください。拭いたあとはしっかりと水気を取ることが大切です。

また、読み取りガラスに接触するふたも掃除しましょう。
読み取りに不具合を感じた場合は、スキャンやコピーを試して、改善されているか確認してください。
特に異常がなくても、週に一度はガラス面を拭くようにしましょう。

原稿送り装置

原稿送り装置は原稿を自動で送る部分で、ローラーが汚れていると紙詰まりや読み取りミスの原因になります。
以下の手順で定期的に掃除しましょう。

1. 原稿送り装置のふたを開ける
2. 原稿が巻き取られる部分を固く絞った布で水拭きする
3. つまみを操作し、カバーを上げ、固く絞った布で水拭きする
4. 原稿台側にあるカバーを下げ、つまみをつかんでローラーを取り外して水拭きする
5. 元の位置にセットする
6. ふたの裏側にあるローラーユニットを支えてローラーを回し、水拭きする

原稿送り装置は繊細な部分であるため、無理な力を加えず、丁寧に扱うことがポイントです。

防塵ガラス

防塵ガラスに汚れや結露があると、印刷物に汚れが映り込む、印刷のにじみやぼやけが発生するなどの原因になります。
そのため、防塵ガラス部分に付属の掃除棒を入れて掃除することが必要です。

防塵ガラスは全部で4箇所あるので、すべてを掃除するようにしましょう。奥までゆっくりと掃除棒を入れ、抜き差してください。
また、作業の際は電源プラグを抜いてから行ってください。

給紙トレイ

給紙トレイには紙くずや埃がたまりやすく、放置すると紙詰まりや印刷ミス、故障の原因になります。
定期的に給紙トレイを開き、異物やごみ、埃が入り込んでいないか確認し、あったら取り除きましょう。

特に手差しトレイは埃がたまりやすいため、定期的に清掃する習慣をつけましょう。

機器本体

忘れがちなコピー機本体も掃除するようにしましょう。
まずは、液晶パネル以外の外装全体を雑巾などで乾拭きまたは水拭きします。
外部の汚れを取り除けば、本体内部への侵入を防げます。

水拭きの際は、内部に水が入らないように注意し、最後に乾いた布で水分を拭き取ってください。

タッチパネルは指紋や指先の油分を取るために、水拭きではなく、OAクリーナーや洗剤などの薬剤を染み込ませた布で拭きます。
水エタノールはボタンの文字が消える恐れがあるので使用を控えましょう。

定期的な消耗品の補充・交換

コピー機の安定稼働には、以下の3つの消耗品の管理も欠かせません。

• 印刷用紙
• トナー
• ドラム

印刷用紙

印刷用紙を補充する際には用紙ガイドに従うようにしましょう。
適切な箇所に入れないと、紙詰まりや印刷物の擦れ、縦すじが入るなどのトラブルにつながります。
また、用紙のズレやセット枚数の過不足も確認しましょう。

トナー

トナーとは印刷をするときに使う粉状のインクのことを指します。
コピー機はトナーがなくなると印刷ができなくなるため、切れる前に交換しておくと安心です。
トナーの残量が少なくなるとコピー機に表示されるようになっています。

トナーの交換方法は以下のとおりです。
トナー交換の際には印刷は停止し、電源は入れたままで行います。

1. 交換前に新しいトナーを左右水平に振り、粉を均等にする
2. コピー機のフロントカバーを開ける
3. 空になったトナーを取り出す
4. 新しいトナーを各色とも正しい位置まで差し込む
5. フロントカバーを閉める

トナーカートリッジには引火性物質が含まれていることがあるため火気厳禁です。
こぼれた粉を掃除機などで吸ってはいけません。
日当たりの良い場所での保管や交換も良くないため、保管場所や交換場所に気をつけるようにしましょう。

ドラム

ドラムはトナーを記録する紙に写すための消耗品です。
一般的に、レーザープリンターではドラムユニット内にある感光体ドラムにトナーをのせ、記録する紙に押しつけて印刷します。
摩耗によって印刷品質が低下するため、定期的な交換が必要です。

ドラムの交換方法は以下のとおりです。

1. フロントカバーを開け、セットされているドラムを取り出す
2. 一体型は新しいドラムをセットする
3. 分離型はドラムにトナーを取り付けてコピー機にセットする

なお、ドラムを交換する際にはコピー機の電源はONにしておきます。

コピー機に異常が生じた場合のメンテナンス

日常的に正しくメンテナンスを行っていても、機械である以上、不具合が発生する可能性は避けられません。
以下のような状況が発生した際は、サポートセンターに連絡し、メンテナンスを依頼しましょう。

• 印刷不良
• 異音の発生
• 印刷できない

印刷不良

印刷不良とは文字のかすれや黒い線の出現、色ムラが発生する状態を指します。
これらの原因は読み取りガラスの汚れの可能性があるため、前述した方法で清掃してみましょう。

メンテナンスをしても改善されない場合は、ドラムやトナーの劣化が原因の可能性があります。
部品の寿命や状態に応じて、交換が必要になるケースもあるため、早めに対応しましょう。

異音の発生

コピー機で異音が発生する原因には以下のようなものが考えられます。

• 置き場所が不安定
• トナーが正しくセットできていない
• 給紙トレイが正しくセットされていない
• 本体内部に異物がある

まずは、コピー機が平らな場所に正しく置かれているか確認し、トナーや給紙トレイがしっかりとセットされているかを再チェックしましょう。

それでも異音が続く場合は、内部に紙片やクリップなどの異物がある可能性があります。
無理に分解せず、サポートセンターなどに相談するのがおすすめです。

印刷できない

コピー機で突然印刷ができなくなった場合も要注意です。
コピー機本体だけでなく、パソコンの不具合やネットワーク環境にあることも考えられます。

コピー機にエラーコードが表示されている場合は、取扱説明書やメーカーサイトで内容を確認し、対応方法を確認しましょう。
また、パソコンのドライバーが正しくインストールされているか、印刷先のプリンター設定が合っているかを見直してください。
さらに、コピー機が「オフライン」表示になっていないかも確認が必要です。

なお、すべてのパソコンから印刷ができない場合は、ネットワークトラブルの可能性があります。
LANケーブルの抜き差しや、接続機器の再起動を試すと改善することもあります。LANケーブルの断線や劣化にも注意しましょう。

複合機 トラブル

コピー機のメンテナンスを依頼する場合の流れ

ここからは、コピー機のメンテナンスを依頼する場合のすべきこととして、以下の3つを紹介します。

• 保守契約の内容を確認する
• リース会社・販売店に連絡する
• 修理を受ける

保守契約の内容を確認する

コピー機のリースをしている場合は、保守契約が付帯しているのが基本です。
保守契約では基本的に定期的な点検、修理、メンテナンスサービスを保証しています。まずは契約している保守内容を確認しましょう。

保守契約には、以下の3種類があります。

• カウンター保守：修理費用やトナー代は契約に含まれており無料となる
• スポット保守：契約はしているものの、修理ごとに費用が発生する
• キット保守：指定トナーを継続購入することで、修理費用が無料となる

自社が契約している保守契約がどれに当てはまるのかを確認し、修理にかかる費用を見積もりしておきましょう。

カウンター 料金

リース会社・販売店に連絡する

コピー機の購入やリース時に、サポート担当の営業所を共有されている場合は、そこに連絡するようにしましょう。
多くの場合、コピー機本体にサポートの連絡先のシールが貼ってあります。もし担当営業所を教えられていない場合は、リース会社や購入店に連絡をしてください。

なお、保守契約を結んでいない場合は、自分で条件に合うコピー機の修理専門業者を選び、対応を依頼する必要があります。
その際は、「対応スピード」「費用」「技術力」「対応エリア」などを基準に比較検討すると良いでしょう。

修理を受ける

修理依頼を行うと、即日または後日に業者が訪問して対応してくれます。
ただし、基本的に立ち会いが必要になるため、あらかじめ時間調整をしておくとスムーズです。

なお、製造から年数が経過している機種では、必要な部品の生産が終了していることもあります。
その場合、修理ができない可能性があるため、状況によっては買い替えを検討する必要があります。

まとめ

コピー機を長く快適に使い続けるためには、日常的なメンテナンスが欠かせません。
本体の清掃や消耗品の補充・交換といった基本的なお手入れを習慣づけることで、トラブルの発生を最小限に抑えることができます。

それでも、不具合やエラーが発生することは避けられません。
異音がする、印刷ができないなどの症状が出た場合は、無理に自己判断せず、保守サービスに相談し、適切な対応を受けましょう。

当社ファーストでは、オフィスで発生するさまざまなトラブルに対して、ワンストップで丁寧にサポートいたします。
コピー機・複合機導入後は専属の担当者が定期的に訪問し、トラブルを未然に防止します。
万が一の際にも、専用コールセンターへご連絡いただければ迅速に対応いたします。

コピー機に関するご相談や導入をご検討の際は、ぜひお気軽にお問い合わせください。