業務効率化や通話コストの削減を目的に、ビジネスフォンの導入を検討する企業や店舗が増えてきました。
しかし、「そもそもビジネスフォンとは？」「どんな機能がある？」といった疑問を抱く方も少なくないでしょう。

ビジネスフォンを導入することで、複数の外線・内線で同時通話ができるほか、通話中や終わった後に内容を録音できるという便利な機能も活用できます。

本記事では、ビジネスフォンとは何か、その基本的な仕組みや機能、導入するメリット、導入時の注意点、選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。

ビジネスフォンとは

ビジネスフォンとは、オフィスや企業向けに設計された業務用の電話システムです。
主装置と専用の電話機を組み合わせて構成されています。
ビジネスフォンは複数の電話機をつなぐことで、外線と内線の同時通話や保留、通話の録音などが可能です。

通話コストの最適化や業務効率化が可能となるビジネスフォンは、主にオフィス、医療・介護施設、教育機関、店舗などで使用されています。

ビジネスフォンの仕組み

ビジネスフォンは、「主装置」と複数の電話機を接続して使用します。
主装置が外部からの着信を受け取り、適切な内線電話機へ転送する役割を担っています。
この構成により、代表の電話番号にかかってきた着信を、複数の電話機で同時に受けることが可能です。

主装置は、電源ユニット・外線ユニット・内線ユニット・多機能ユニットなどで構成されており、ユニットの数により接続できる電話機の数が変化します。
そのため、ビジネスフォンを導入する際は、自社の規模やニーズに応じて、必要なユニットを選ぶことが大切です。
なお、各ユニットに電力を供給する電源ユニットが故障すると、すべての電話機が使用停止する恐れがあるため、保守やバックアップ体制の確認も不可欠です。

固定電話との違い

ビジネスフォンと固定電話の主な違いは、搭載されている機能です。
固定電話は、一つの電話番号に対して1台の電話機を接続するタイプで、複数人での外線や内線を交えた同時通話には対応していません。
そのため、家庭や小規模な店舗・オフィスなどには適していますが、大規模なオフィスなどには不向きな場合があります。

一方、ビジネスフォンは主装置を通して複数の電話機をつなぐタイプで、外線と内線の同時発着信が可能です。
また、転送先の電話機が不在や通話中の場合でも、他の電話機やスマートフォンに自動転送できるため、着信の取り逃しを防ぐことができます。

上記のような特徴から、ビジネスフォンは、社内外での通話が多い企業や、業務効率化や信頼性向上を図る事業者にとって最適なシステムといえます。

PBXとの違い

ビジネスフォンに似た言葉として「PBX（構内交換機）」がありますが、この2つは接続可能台数や端末、コスト面などに違いがあります。
ビジネスフォンとPBXの主な違いは、下表の通りです。

機種	ビジネスフォン （主装置）	PBX
接続台数	数百台程度	数千台まで対応可能
機能	内線、外線、 通話録音など	内線・外線など加え、 着信データの分析といった追加機能があるなど
接続可能端末	電話、FAXなど	電話、FAX、PC、タブレットなど多様な端末
コスト	安価（数十万円〜）	高額（数百万円〜）

ビジネスフォンは数百台程度の電話・FAXに接続可能で、PBXに比べるとコストを抑えられるのが特徴です。
そのため、中小規模のオフィスや店舗にはビジネスフォンが適しているでしょう。

一方、PBXは数千台規模と接続台数が多く、PCやタブレットなどとも連携できます。
ビジネスフォンに比べると高度な機能を備えている分、導入費用や運用コストは高めで、大企業やコールセンターなど、より大規模な通信環境を必要とする現場に向いています。

ビジネスフォンの主な機能

ビジネスフォンには、日々の業務に役立つ多彩な機能が搭載されています。代表的な機能は、以下の通りです。

• 外線・内線の同時通話
• 保留転送・代理応答
• オートリダイヤル・ワンタッチダイヤル
• 通話録音

ここでは、それぞれの機能について詳しく見ていきましょう。

外線・内線の同時通話

ビジネスフォンの主な機能の一つが、外線・内線を使った同時通話です。
主装置の種類に応じて同時通話が可能な数が変わりますが、基本的には回線の数の分だけ、複数の電話機で異なる相手と同時に通話できます。

例えば、主装置に5本の電話機を接続している場合、5台の電話機でそれぞれ異なる相手と同時に通話が可能です。
また、仮にAの電話機が外線通話中でも、BとCの電話機での内線通話や、外線と内線を交えた複数人での会話など柔軟な対応もできます。なお、内線の通話料はかからないため、コスト削減にもつながります。

最近では、スマートフォンを内線端末として利用できるモデルも登場しており、外出先やテレワーク中であっても勤務先の電話の取り逃しを防ぐことが可能です。このシステムを導入することで、働く場所にとらわれない柔軟な働き方を実現できます。

株式会社ファーストでは、スマートフォン内線化に対応した機種も取り扱っており、離れた場所からもスムーズな電話応対が可能です。

保留転送・代理応答

ビジネスフォンには、通話を一時保留して他の電話機に転送できる「保留転送機能」や、近くの電話が鳴った際に、他の社員が応答できる「代理応答機能」が備わっています。

例えば、担当者が離席中の場合でも、主装置で受けた着信を他の部署や外出先のスマートフォンに引き継ぐことが可能です。
保留転送・代理応答機能を活用することで、顧客からの問い合わせに迅速な対応が可能となり、企業の信頼性向上にもつながるでしょう。

オートリダイヤル・ワンタッチダイヤル

「オートリダイヤル」は、話し中だった相手に自動で再発信できる便利な機能です。
手動で何度もかけ直す手間が省けるため、別の作業をしながら電話がつながるのを待つことができます。
また、「ワンタッチダイヤル」は、よく利用する番号をボタン一つで発信できる機能です。番号を毎回手入力する必要がなく、入力ミスの防止や時間短縮にもつながります。
これらの機能により、電話業務の負担を軽減し、業務全体の効率を高めることが可能です。

通話録音

「通話録音機能」は、通話内容を記録することで、後から内容を確認したり、証跡として残したりする際に役立つ機能です。
ビジネスフォンの中には、通話中だけでなく、電話終了後でも録音を開始できるタイプもあります。

例えば、通話中に録音ボタンを押し忘れてしまった場合でも、通話後に録音を開始できるため、重要な情報を取り逃すリスクを軽減できます。
さらに、録音データの共有や、外出先からの再生が可能な機種もあり、情報の管理やチーム内の連携にも効果的です。

この機能の活用により貴重な情報の取り逃しを防ぐことができるため、業務の信頼性や効率性アップにつながるでしょう。

ビジネスフォン導入のメリット

ビジネスフォンを導入することで、以下のようなメリットが期待できます。

• 通話コストを最適化できる
• 業務の効率化につながる
• 着信を取り逃すリスクを低減できる

ここでは、ビジネスフォン導入の主なメリットについて、3つの視点から詳しく解説します。

通話コストを最適化できる

ビジネスフォンを導入するメリットの一つが、通信コストの最適化です。
オフィス内や複数の拠点間での連絡を内線で行う場合は、通話料は発生しません。
特に社内連絡が頻繁な企業ほど、内線通話によって大幅なコストの削減につながるでしょう。

複数の電話機で外線回線を共有できることから、回線数を最適化し、通信費全体を抑えることも可能です。
ただし、導入の際には機器の購入費や設置工事といった初期費用が発生するため、ランニングコストとのバランスを考慮することが大切です。

業務の効率化につながる

ビジネスフォンの活用により、業務全体の効率化も期待できます。

例えば、代表番号にかかってきた電話を担当者にスムーズに内線でつなぐことで、対応までの時間や手間を削減できます。
また、オートリダイヤル機能を活用すれば、連絡先の再入力が必要なく、迅速に再発信が可能です。通話録音機能を使って後から内容を確認することや、離れた場所にいる相手と情報共有することもできます。
さらに、移動中や外出先でも転送機能を使用して担当者が直接対応できるため、対応遅れや漏れの防止にも役立つでしょう。

着信を取り逃すリスクを低減できる

着信を取り逃すリスクを減らせることも、ビジネスフォンを利用するメリットの一つです。電話がかかってきた際に担当者が不在の場合でも、転送機能で外出先のスマートフォンにつなぐことができます。

代理応答機能を活用してほかの社員が代わりに対応することで、電話に出られない状況を最小限に抑えられます。
さらに、複数の電話機で同じ番号を共有できるため、一つの電話機で受けられなかった着信を、他の電話機でカバーできるのもビジネスフォンの特徴です。

これらの仕組みを活用し、顧客からの重要な連絡にも臨機応変に対応することで、顧客満足度の向上やビジネスチャンスの獲得につながる可能性があります。

ビジネスフォンを導入する際の注意点

ビジネスフォンは業務効率や通話コストの削減に役立つ一方で、導入・運用時には注意すべき点もあります。

一つは、電話機や主装置の購入に加え、配線・工事などの初期費用のほか、導入後も保守点検や通話料といったランニングコストが発生する点です。
また、多機能な機種ほど操作が複雑になる傾向があるため、社員向けの操作マニュアルの作成や研修、専門部署の設置が求められるかもしれません。
さらに、社員の増員やオフィスのレイアウト変更には、追加工事が必要となる可能性がある点にも注意が必要です。
加えて、回線や機器を増設する際に、既存の設備と互換性がない場合は、新たに機器を購入しなければならないケースもあるため、将来的な拡張性を見据えた機種選定が求められます。

ビジネスフォンを選ぶ際にチェックすべきポイント

ビジネスフォンを導入する際には、ただ機器を選ぶだけでなく、以下のポイントを総合的に見極めることが重要です。

• 業務に必要な機能
• 電話機の台数・チャネル数
• 初期費用・ランニングコスト
• サポート体制の充実度

ここでは、ビジネスフォン選びで失敗しないために確認しておくべきポイントをご紹介します。

業務に必要な機能

ビジネスフォンを選ぶ際には、事前に必要な機能を明確にしておきましょう。
具体的には、外回りやリモートワークが多い企業には、スマートフォンの内線化や外出先への転送機能があると便利です。

一方、コールセンターやカスタマーサポート部門のように、着信の件数が多い業種では、自動音声案内や通話録音機能があると、対応の効率化や記録管理に役立ちます。

機種によって搭載機能は異なるため、必要な機能に優先順位をつけ、過剰な機能を省くことが大切です。
これにより、初期費用やランニングコストの削減にもつながり、現場の担当者が操作しやすくなるでしょう。

電話機の台数・チャネル数

ビジネスフォンの選定時には、自社の規模や現在のスタッフ数などを加味して、必要な電話機の数と同時通話数（チャネル数）を明確にすることも大切です。

主装置には主に「S・M・L」の3つのクラスがあり、それぞれのスペックにより接続可能な電話機の台数やチャネル数が異なります。
社員一人ひとりのデスク以外にも、受付や会議室、倉庫などにも設置が必要なケースがあるため、事前に配置を確認しておきましょう。

また、将来的な人員増加やレイアウト変更に備え、増設しやすい構成や拡張性のある機種を選定することで、将来必要なコストや工事の手間を削減することが可能です。

初期費用・ランニングコスト

ビジネスフォン導入の際には、電話機や主装置の購入、設置工事といった初期費用に加え、月額のメンテナンス費や通話料などのランニングコストもチェックする必要があります。

ビジネスフォンの設置にかかる費用やランニングコストの相場は、下表の通りです。

項目		料金
オンプレミス型	電話機本体	新品	15,000～40,000円
		中古	4,000～12,000円
		リース	3,000～12,000円
	主装置	新品	100,000～300,000円
		中古	30,000～70,000円
	工事費	10,000～50,000円/台
	メンテナンス費用/保守費用	3,000～6,000円/月
クラウド型	初期費用	無料～50,000円程度
	月額費用	3,000〜12,000円程度/1ユーザー

オンプレミス型・クラウド型それぞれにかかるコストが異なるため、それぞれの特徴や相場を把握したうえで、自社に適したタイプを選びましょう。

サポート体制の充実度

ビジネスフォンは業務に直結するツールであるため、機能や価格面に加え、サポート体制の充実度を確認しておくこともポイントです。
万が一ビジネスフォンが使えない状態が続くと、業務に支障をきたすだけでなく、顧客との信頼関係に影響を及ぼしかねません。

導入前に、提供会社のサポート内容や対応スピードを確認し、必要に応じて24時間対応やオンサイト保守の有無をチェックしましょう。
定期的なメンテナンスやトラブル時の迅速な対応が可能な業者であれば、業務停止などのリスクを防げる可能性があります。
また、業者の実績や口コミなども参考にして、信頼できる業者かどうか見極めることも大切です。
業者の選定時には複数社の見積もりを取り、サービス内容や価格などを比較し、ビジネスフォンを安心して利用できる業者を選びましょう。

ビジネスフォンの選び方とは？3つのステップに分けてわかりやすく解説

まとめ

ビジネスフォンは、オフィスや企業における通話業務を効率化し、通信コストの最適化にも貢献するシステムです。
ただし、導入には初期費用やランニングコストが発生し、機種の種類により同時に接続可能な電話機の数やチャネル数が変わります。
そのため、自社に本当に必要な機能を見極めた上で、予算や運用体制を含めて慎重に選ぶことが大切です。

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