コピー機の導入を検討している方や、導入したばかりの方の中には、「コピー機とパソコンの接続方法がわからない」と戸惑う方もいるでしょう。

「業者に依頼しなければ難しいのでは」と感じているかもしれませんが、実はコピー機とパソコンの接続は、正しい手順で進めることで自身でも行うことが可能です。

この記事では、コピー機とパソコンを接続する方法や接続タイプの違いについて、わかりやすく解説します。コピー機の接続方法でお困りの際は、ぜひ参考にしてください。

コピー機とパソコンの接続方法

コピー機を導入したら、まず行うべきなのがパソコンとの接続設定です。接続方法には、次の4つの種類があり、それぞれ特徴や適した環境が異なります。

• USBで接続する
• 有線LANで接続する
• 無線LANで接続する
• Bluetoothで接続する

ここでは、各接続方法の特徴とメリット・デメリットをわかりやすく解説します。

USBで接続する

コピー機とパソコンを簡単に接続したい場合、USB接続がもっとも手軽な方法です。
USBケーブルを使用してコピー機とパソコンを接続することで、すぐに印刷が可能になります。

ドライバーソフトのインストールとUSBケーブルの接続が完了していれば、特別な設定も不要でそのまま使用できる点がメリットです。

さらに、USBケーブルで接続すると通信の安定性も高く、エラーも起きにくいため、初心者にも扱いやすい接続方法といえるでしょう。

ただし、USBケーブルの長さに制限があるため、コピー機とパソコンの距離が近い環境でしか利用できません。
そのため、広くて大きなオフィスには向いておらず、小さなオフィス向けになります。

有線LANで接続する

安定性を重視するなら、有線LANによる接続がおすすめです。有線LANで接続する場合、LANケーブルを用いてモデムと有線ルーターを接続し、さらにルーターから中継機（ハブ）を介して、コピー機とパソコンを接続します。

すべての端末（デバイス）がケーブルで直接つながるため、通信が安定しやすく、大容量の印刷データでもスムーズなやり取りができます。
また、複数台のコピー機と同時に接続できるのも大きな利点です。

ただし、配線が増えることでデスク周りの煩雑さや、接続するケーブルの配置も難しくなります。
なお、正確な設置や配線を行うためには専門業者への依頼が必要になるケースが多く、その分費用がかかる点には注意が必要です。

無線LANで接続する

無線LANを使用することで、コピー機とパソコンをケーブルでつなぐことなく印刷が可能になります。

有線接続と異なり、ケーブルの劣化や絡まりといった問題が発生せず、コピー機の近くで作業する必要もありません。
オフィス内のどこからでも、柔軟に印刷指示を出せる点が大きなメリットです。

ただし、Wi-Fi環境が必要となるため、ルーターIDの登録や、パソコン・コピー機双方での接続設定を行う必要があります。

Bluetoothで接続する

簡易的に無線接続を行いたい場合は、Bluetooth接続も選択肢の一つです。
コピー機とパソコンがどちらもBluetoothに対応していれば、ルーターを用意する必要がなく、Bluetoothのみで接続できます。
設定も比較的シンプルで、デバイスをペアリングするだけで利用可能です。

ただし、Bluetoothは最大でも10m程度と接続距離に制限があるため、広いオフィスでは安定性が下がる可能性があります。
また、通信速度もWi-Fiや有線LANに比べて遅いため、大容量のデータを扱う場合には出力に時間がかかり、業務効率が下がる恐れもあります。

小規模オフィスや個人使用には適していますが、使用環境を選ぶ接続方法といえるでしょう。

コピー機とパソコンを接続する流れ

コピー機とパソコンを正しく接続するためには、適切な手順で進める必要があります。
ここでは、コピー機とパソコンを接続する流れを、以下の4つのステップで解説します。

1. コピー機をネットワーク接続する
2. パソコンにドライバーをインストールする
3. パソコンとコピー機を接続する
4. パソコン側でプリンターの設定を行う

コピー機をネットワーク接続する

有線LANや無線LANで接続する場合、まずコピー機自体をネットワークに接続する必要があります。
有線ならLANケーブルを、無線ならWi-Fi接続を利用して、コピー機をルーター経由でネットワークに接続しておきましょう。

パソコンにドライバーをインストールする

次に、パソコンにドライバーをインストールします。
ドライバーとは、プリンターを制御し、パソコンからの印刷指示を出すためのソフトウェアです。
ドライバーが正しくインストールされていないと、機器が動作しません。

多くの場合、コピー機にはドライバー用のCD-ROMが付属されていますが、最近の機種ではメーカー公式サイトから最新バージョンをダウンロードすることが推奨されていることもあります。

ドライバーは不定期でアップデートされ、古いバージョンのままでは不具合が起こる可能性があるため注意しましょう。

メーカー公式サイトで最新版のインストーラーをダウンロードし、起動したら画面の表示に従ってインストールを進めていきましょう。

パソコンとコピー機を接続する

ドライバーのインストールが完了したら、前述したUSB接続・有線LAN・無線LAN・Bluetoothのいずれかの方法で、実際にコピー機とパソコンを接続します。
必要な周辺機器はあらかじめ用意しておきましょう。

パソコン側でプリンターの設定を行う

接続が済んだら、最後にパソコン側でプリンターの設定を行います。
この作業を行うことで、印刷指示を正常にコピー機へ送信できるようになります。

パソコン側でのプリンターの設定方法は、「Windows」と「MacOS」で異なるため、ここではそれぞれのやり方をご紹介しましょう。

Windows

Windowsのパソコンでは、プリンターや複合機、オールインワンデバイスが接続されていると、自動的にデバイスが認識されます。
ドライバーのインストールが自動で開始される場合が多く、特別な操作をしなくてもすぐに印刷が可能です。

多くのプリンターがWindowsに対応しており、追加のプリンタードライバーやソフトウェアが不要な場合もあります。

「Windows10」でのプリンターの設定方法は、以下の通りです。

●　左下の「スタート」から「設定」をクリックし、「デバイス」から「プリンターとスキャナー」を選択 ●　「プリンターまたはスキャナーを追加します」をクリックし、使用するプリンターを選択して設定し完了

「Windows11」の場合の設定方法は、次の流れで進めます。

● 「スタート」から「設定」をクリックし、「Bluetoothとデバイス」から「プリンターとスキャナー」を選択 ● 「プリンターまたはスキャナーを追加します」の「デバイスの追加」をクリック、使用するコピー機が出てきたらコピー機の「デバイスの追加」を選択 ● 「準備完了」という表示が出て設定が完了

なお、Windows10のサポートは2025年10月に終了予定のため、可能であれば早めにWindows11への移行を検討しましょう。

MacOS

MacBookの場合、AirMacユーティリティを使用してWi-Fiネットワークにプリンターを追加します。

AirPrintやWi-Fi、Ethernet、USBプリンターで接続する場合は、「ワイヤレスで接続する」「USBまたはEthernetケーブルを使って接続する」のどちらかを選択しください。

具体的な接続方法は、以下の通りです。

● アップルメニュー から「システム設定」を開き、サイドバーで「プリンタとスキャナ」 を選択 ● 右側に接続済みのプリンターが表示されていれば選択する ● プリンターが表示されていない場合は、「プリンタ、スキャナ、またはファクスの追加」ボタンをクリックして追加する

また、WPS対応のネットワークプリンターを追加する場合は、次の設定を行ってから、同様に設定します。

● 「アプリケーション」＞「ユーティリティ」＞「AirMacユーティリティ」を開く ● 概要図からベースステーションを選択し、「編集」をクリック ● 「ベースステーション」タブから「WPSプリンタを追加」を選択し、WPS方式でネットワークにプリンターを追加

このように、MacOSでも設定手順を踏むことで、スムーズにプリンターを使用できるようになります。
ネットワーク環境や使用するコピー機に合わせて、最適な方法で接続しましょう。

コピー機とパソコンを接続できない場合に確認すること

コピー機とパソコンを正しく接続したはずなのに印刷ができない、またはコピー機が認識されない場合には、確認するべきポイントがいくつかあります。

接続できない場合には、焦らずに以下の5つの方法を試してみましょう。

• コピー機の本体を確認する
• ケーブルの状態を確認する
• 通信環境にコピー機が対応していることを確認する
• ネットワーク設定を確認する
• ドライバーがインストールされているか確認する

コピー機の本体を確認する

まずは、コピー機本体の状態をチェックしましょう。
本体に電源が入っているか、エラー表示はないか、インクの残量、用紙の補充や紙詰まりがないかなど基本的な状態を確認することが大切です。

パソコン側のセットアップが完了していても、コピー機本体に問題があると接続できないケースがあります。
特に、コピー機の名前がパソコン上に表示されていない場合は、電源周りの見落としが原因であることも多いです。
コンセントが抜けていないか、電源ボタンがオンになっているかなどを再確認しましょう。

また、Bluetoothや無線LAN接続を利用する場合は、それぞれの設定がオンになっているかも確認してください。
USBケーブルで接続しているのにも関わらずパソコンがプリンターを認識しない場合は、一度コピー機の電源を入れなおし、再起動を試してみるのも効果的です。

ケーブルの状態を確認する

USBケーブルで接続している場合は、ケーブルの接続不良の可能性も考えられます。
USBケーブルを一度パソコンから取り外し、同じパソコンの別のUSBポートに差し込んで反応があるかを確認してみましょう。

また、有線LANの場合は、ケーブルケーブルの劣化や断線も考えられます。
新しく買ったケーブルの場合は劣化の心配はありませんが、接続口の柔軟性が弱いこともあり、力を入れて奥まで差し込まないと接続できないことがあります。
一度しっかりと差し込み直してください。それでも接続できない場合は、新しいケーブルに交換してみると良いでしょう。

通信環境にコピー機が対応していることを確認する

使用している接続方式が、コピー機の対応範囲外ではないか、対応可否を確認しましょう。
例えば、パソコンが最新版でも、コピー機が古いモデルでBluetoothに対応していない場合、接続できません。
そのため、コピー機の取扱説明書やメーカー公式サイトで、対応している接続方式を確認してみましょう。

ネットワーク設定を確認する

パソコン側の設定により、印刷指示がうまくコピー機に届かないこともあります。
例えば、接続したプリンターが「通常使うプリンター」に設定されていないと、印刷命令が他のプリンターへ送信されてしまうことがあります。

その場合は、パソコン側で対象のプリンター「通常使うプリンター」に設定し直しましょう。
さらに、パソコンがコピー機を検出できないときは、コピー機のIPアドレスを確認し、「ネットワーク設定」にて手動でIPアドレスを入力・設定することで接続できる場合があります。

ドライバーがインストールされているか確認する

コピー機とパソコンを接続する際には、必ずプリンタードライバーをインストールしておくことが必要です。
正しくインストールされていないと、パソコン側から印刷操作を行ってもコピー機が反応しません。

また、コピー機を新しい機種に変更した場合は、以前使用していたドライバーでは正常に動作しないため、その都度最新のドライバーをインストール・更新する必要があります。
特に、メーカー公式サイトから提供されている最新版のドライバーを利用することで、不具合を防ぎ安定した運用が可能になります。

まとめ

コピー機とパソコンの接続方法には、USB・有線LAN・無線LAN・Bluetoothといった方法があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。
オフィスの規模やレイアウト、使用頻度などに応じて、最適な接続方法を選ぶことが重要です。
コピー機を導入した際には、本記事でご紹介した手順を参考に、接続を行ってみてください。

ファーストでは、幅広い機種のコピー機を取り扱っており、コピー機とパソコンの接続に関するご相談も承っております。
導入後も定期的なサポートやアップデート対応を行っておりますので、安心してご利用いただけます。
ご不明な点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。