複合機のカラー印刷は、モノクロ印刷よりコストがかかり、印刷枚数が多い会社では負担になるでしょう。
そこで、この記事では、カラー印刷の費用を抑える方法や、契約時のポイントなどについてご紹介します。

月に印刷する枚数が1,000枚以上の会社であれば、年間数十万円規模の経費削減につながります。
印刷コストにお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

複合機のカラー印刷のコストの目安

複合機のカラー印刷のコストは、1枚あたり10〜20円が目安です。
印刷コストに幅があるのは、メーカーや複合機の機種により料金設定が異なるからです。

一方、モノクロ印刷のコストは1枚あたり1〜2円程度と、カラー印刷よりもかなり安価な設定になっています。

カラー印刷がモノクロ印刷よりも高額になる理由は、以下の2つです。

• 使用するトナーの種類が4種類ありモノクロより多い
• コピー機内部で劣化する部品も多く交換作業の発生率が高い

上記を踏まえ、可能な限りモノクロ印刷を活用すると、印刷コストを下げ、会社の負担軽減につながります。

カラー印刷機能のある複合機の印刷コストを抑える方法

カラー印刷機能のある複合機で印刷コストを抑える主な方法は、以下の4つです。

• カラーの必要がない印刷物はモノクロ設定で印刷する
• 2色印刷機能を活用する
• トナーセーブ機能を利用する
• 使用するトナーを変える

順番に解説していきます。

カラーの必要がない印刷物はモノクロ設定で印刷する

前述の通り、カラー印刷よりもモノクロ印刷のほうが印刷単価は安いです。
そのため、カラーでなくても問題ない印刷物はモノクロで印刷することで、印刷コストを抑えられます。

目安単価で考えれば、カラー1枚のコストでモノクロを10枚程度印刷できるため、カラー印刷を抑えるだけで大幅なコストカットが可能です。
社内向けの資料であればモノクロ印刷でも差し支えない場合が多いため、基本的に社内向け資料はモノクロで印刷すると社内ルールを決めておきましょう。

そのうえで、社外向け資料がカラー印刷でなければいけないかどうか判断します。
「カラーである必要はないが、モノクロよりは色味が欲しい」という場合は、次項で説明する2色印刷を利用しましょう。

2色印刷機能を活用する

印刷時の設定から2色印刷機能を有効にすれば、通常のモノクロ印刷よりもインパクトのある印刷が可能です。

2色印刷は、黒＋シアン・マゼンタ・イエローのなかから1色を選択し、2色で印刷する方法です。
モノクロ印刷に1色加わっただけですが、強調したい部分に色がつくため、見やすさや伝えやすさが変わります。

例えば、グラフを強調したい場合や強調したい段落のみに色を付ければ、自然と強調したい場所に視線を集められます。
2色印刷はカラー印刷よりも単価が安いため、モノクロに少し色を付けたいという場合におすすめです。

トナーセーブ機能を利用する

プリンタドライバにはトナーセーブ機能がついており、有効にすると印刷で使用するトナーの量を減らすことができます。

トナーセーブ機能は、使用するトナーの量を3段階もしくは4段階で調節できます。
調整可能な段階はドライバのバージョンによって異なるため、自社で使用しているプリンタドライバを確認してください。

また、トナー消費量を1％単位で調整できるソフトウェアも販売されており、商品によっては最大75％削減できます。
印刷品質にこだわらない試し刷りや文字チェックの際に活用するとトナー消費量を抑えられるため、こまめに調整することが重要です。

使用するトナーを変える

複合機で購入するトナーには、純正品と非純正品の2種類があります。

純正品を選ぶメリットは、高品質であることと、メーカーからの保証を確実に受けられる点です。
ただし価格は高い傾向にあります。

非純正品のトナーは、純正品よりも価格が安い点がメリットです。
最近では、ISO規格を取得した高品質で保証が手厚いリサイクルトナーも登場しています。
ただし、使用することで不具合が起こる可能性がある点と、メーカーからの保証が受けられなくなることがある点に注意が必要です。

万が一のトラブルが不安な場合は、保証が手厚いリサイクルトナーを選ぶという選択肢もあります。
この方法であれば、コストカットとリスク対策の両立が可能です。

また、純正品のトナーであっても、まとめ買いすることで1本あたりの価格を抑えられる場合があります。

複合機のカラー印刷コストを抑えるための契約時のポイント

複合機を導入する時の契約内容は、それ以降にかかるコストを大きく左右します。
これから複合機の契約を行う場合は、以下のポイントを確認し、少しでもコストを抑えられるよう交渉してみましょう。

• 月間印刷枚数を把握したうえで保守契約交渉を行う
• クリエイションプランを検討する
• カラー印刷単価の低いメーカーを選ぶ
• 複数の業者に見積もりを取る

一つずつ解説します。

月間印刷枚数を把握したうえで保守契約交渉を行う

保守契約を結ぶ前に、1ヵ月に印刷する枚数を把握しておきましょう。

複合機の保守契約では、カウンター保守契約が一般的です。
カウンター保守契約は、毎月の印刷枚数に応じたカウンター料金を支払います。
そのため、印刷する枚数が高くなるオフィスは、保守契約も高額になります。

具体例として、以下の条件でカウンター契約をした場合の月額料金を計算してみましょう。

• 印刷単価：モノクロ1円/枚、カラー10円/枚
• 月間印刷枚数：モノクロ6,000枚、カラー2,000枚

上記の契約内容の場合、毎月支払うカウンター料金は26,000円です。
しかし、印刷単価を交渉し、モノクロ0.5円/枚、カラー7円/枚にできればカウンター料金は23,000円まで下げることができます。

クリエイションプランを検討する

カラー印刷のコストを削減するためには、専用単価が用意されているクリエイションプランも検討しましょう。

クリエイションプランでは、以下の印刷方法ができます。

• 単色カラー印刷
• 2色印刷（モノカラー印刷）

単色カラー印刷はシアン・マゼンタ・イエローのどれか1色のみを使用して印刷します。
2色印刷は黒とシアン・マゼンタ・イエローのどれか1色を使用して印刷する方法です。
クリエイションで印刷すればカラー印刷よりも安く抑えられるため、コスト削減ができます。

クリエイション印刷の単価はメーカーにより異なり、モノクロ印刷と同じ単価で計算する場合もありますし、カラー印刷より2〜3割程度安く設定しているケースもあります。

カラー印刷単価の低いメーカーを選ぶ

複合機のカラー印刷単価はメーカーにより異なります。各メーカーの印刷単価は以下のとおりです。

メーカー名	印刷単価
京セラ	モノクロ：0.6～1.8円/枚 カラー：6～15円/枚
シャープ	モノクロ：0.8～2円/枚 カラー：8～20円/枚
東芝テック	モノクロ：1～2円/枚 カラー：10～15円/枚
ムラテック	モノクロ：1～3円/枚 カラー：10～25円/枚
富士フイルム	モノクロ：1.2～3.5円/枚 カラー：12～25円/枚
キヤノン	モノクロ：1.2～3円/枚 カラー：12～20円/枚
リコー	モノクロ：1.2～3円/枚 カラー：12～25円/枚
コニカミノルタ	モノクロ：1.2～2.5円/枚 カラー：12～18円/枚

メーカーにこだわりがないのであれば、印刷単価が低めな京セラやシャープを選ぶのがおすすめです。

一方、富士フイルムやキヤノン、リコー、コニカミノルタは印刷単価がやや高めとなっています。
現在使用している複合機が該当するのであれば、買い替える際に乗り換えを検討しても良いでしょう。

複数の業者に見積もり依頼する

複合機の契約時には複数業者に見積もりを依頼する「相見積もり」を実施してください。
その際は、担当者に他に見積もりを依頼している旨と、契約料金が安いところで決めるつもりである旨を各社に伝えましょう。

相見積もりを依頼する際のポイントは、各社に同じ条件で依頼することです。
条件を揃えることで、どこが安いのか判断しやすくなります。
また、業者同士の価格競争が起こるため、より低価格で契約できる可能性が高まります。

理想は同一メーカー・同一機種の複合機で相見積もりを依頼することですが、難しい場合は他メーカーの同等スペックの機種で依頼しましょう。

また、見積もりを依頼する際には、おおよそでも良いので月間印刷枚数を把握しておきましょう。
月間印刷枚数がわからないと業者もカウンター料金を設定できないためです。

まとめ

複合機のカラー印刷の目安は10〜20円です。

コストを抑えるためには以下の方法を試してみましょう。

• カラーの必要がない印刷物はモノクロ設定で印刷する
• 2色印刷機能を活用する
• トナーセーブ機能を利用する
• 使用するトナーを変える

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