近年の複合機にはさまざまな機能が搭載されていますが、「どのような機能なのか分からない」「自社に必要な機能なのか判断するのが難しい」と感じている方も多いでしょう。

そこで本記事では、複合機の基本機能から、より便利にするための機能まで、徹底解説していきます。

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複合機の基本機能

複合機にはさまざまな機能がありますが、以下の4つの機能は基本機能として、ほとんどの機種に搭載されています。

• コピー機能
• プリント機能
• FAX機能
• スキャン機能

それぞれ見ていきましょう。

コピー機能

コピー機能とは、原稿用紙を見た目そのままに印刷できる機能です。
コピー機能の基本的な使い方は以下のとおりです。

1. 写したい面を下にして原稿をセットする
2. 操作パネルで部数と用紙サイズを入力
3. スタートボタンを押す

プリント機能

プリント機能とは、パソコンなどのデータを送り、指定した用紙に印刷して出力する機能です。
基本的な使い方は以下のとおりです。

1. パソコンなどに保存している文書や画像を選んで印刷ボタンを押す
2. 印刷設定画面で枚数や画質、両面・片面を選ぶ
3. 特定サイズの用紙に印刷する際は印刷設定画面で給紙方法と手差しトレイを指定する
4. スタートボタンを押す

FAX機能

FAX機能は、遠方にいる人に画像を送信し、相手が受信して印刷する機能です。
近年は利用率が低下傾向にありますが、依然として根強く利用されています。

従来は電話回線を利用したFAXが主流でしたが、現在はインターネット回線を利用したFAXが台頭しています。
インターネット回線でのFAXは、データをPDF化できる点が強みです。

FAX機能の基本的な使い方は以下のとおりです。

1. 送りたい原稿をセットする
2. 操作パネルの数字キーを使って相手のFAX番号を入力する
3. スタートボタンを押す

スキャン機能

スキャン機能は、紙のデータをパソコンに取り込む機能です。
複合機の基本機能の一つに数えられますが、安価な製品には装備されていないこともあります。購入前に有無を確認しましょう。

スキャン機能の基本的な使い方は以下のとおりです。

1. スキャンしたい部分を下にしてセットする
2. 操作パネルのスキャンボタンを押す

複合機の便利機能

複合機には基本機能の他に、さまざまな便利機能が存在します。
搭載されている機能は機種ごとに異なるため、自社の使用用途と照らし合わせながら選定しましょう。

ここでは、複合機の主な便利機能を、以下の3種類のカテゴリに分けてご紹介します。

• 保存・管理に役立つ機能
• 印刷作業を効率化してくれる機能
• セキュリティを強化する機能

順番に見ていきましょう。

保存・管理に役立つ機能

以下の4つは、データの保存・管理に役立つ機能です。

• OCR機能
• クラウド連携
• スマホ連携機能
• リテンション/ドキュメントファイリング

OCR機能

OCR機能は、手書きの書類や領収書、ポスターなどの印刷物をデジタル文字に変換して取り込む機能です。

自動でデジタル化できるため、手動入力する手間や工数を削減できます。
名刺やレシート、ノートに書いた内容などをデジタル文字に変換し、パソコンに取り込みたい企業におすすめです。

クラウド連携

クラウド連携は、複合機で電子化した文書をクラウドに保存して管理して共有できる機能です。

クラウドツールやアプリを使って、アップロードしてから保存します。
パソコンやスマートフォンから検索して文書を見られるため、USBなどの記録媒体を持ち歩く必要がなくなるのがメリットです。
クラウドに保存したデータは直接プリントすることもできます。

スマホ連携機能

スマホ連携機能とは、スマートフォンから複合機に画像・撮影データを転送することで直接印刷の指示ができる機能です。

複合機からスマートフォンへ転送も可能です。自宅や出張先などでスマートフォンから編集したデータも社内の複合機に直接送って印刷できるため、業務効率化につながるでしょう。

リテンション/ドキュメントファイリング

リテンション/ドキュメントファイリングは、複合機のハードディスクにデータを保存して、複合機の操作で印刷する機能です。
プリントすることの多い定型のデータなどを保存しておけば、パソコンを介さずに印刷できます。

印刷作業を効率化してくれる機能

以下の5つは、印刷作業を効率化してくれる機能です。

• フィニッシャー機能
• ソート機能
• 割り込み印刷機能
• 集約印刷
• 混在原稿
• カスタムイメージ機能

フィニッシャー機能

フィニッシャー機能は、印刷物に自動でホッチキスを留めたり、穴を開けたり、三つ折りしてくれる機能です。

手動でホッチキスを留める手間などが省けるため、資料作成が多いオフィスでは重宝するでしょう。また、針なしでのホッチキス留めも可能です。

ソート機能

ソート機能は、印刷物を順番どおりに印刷する機能です。
印刷物を手動で並べ替える手間を省けるので、大量に資料を印刷する場合は大幅な効率化が期待できます。

割り込み印刷機能

割り込み印刷機能は、印刷中に一時停止して、新たに他の印刷を行う機能です。
この機能があれば、大量印刷をしている最中に急遽、他の印刷をしなければならなくなった際にも、焦る必要がありません。

集約印刷

集約印刷は、複数の原稿を1枚にまとめて印刷する機能です。

2枚を1枚の紙にまとめて印刷できるため、資料の枚数を減らしたいときや紙を節約したいときに役立ちます。
ただし、表示サイズが小さくなるため、大きさを変えたくないときには適しません。

混在原稿

混在原稿は、さまざまなサイズの原稿を一度に印刷する機能です。
例えば、A4サイズとB5サイズの原稿が混ざっている場合に、サイズを揃えて印刷したり、それぞれ原稿と同じサイズで印刷したりできます。
従来はサイズの違う原稿を一緒に印刷することはできませんでしたが、この機能によって可能になりました。

カスタムイメージ機能

カスタムイメージ機能は、イメージ画像を複合機に取り込んで、原稿と合成して印刷する機能です。

例えば、印刷物に社名やロゴなどを入れる際などに役立ちます。
利用する際には、あらかじめ複合機のハードディスクにイメージ画像を入れておく必要があります。

セキュリティを強化する機能

以下の4つは、セキュリティを強化する機能です。

• ユーザー認証機能
• 地紋印字機能
• 指定範囲消去コピー機能
• 追跡情報印字プリント

ユーザー認証機能

ユーザー認証機能とは、あらかじめ登録したICカードを持つユーザーのみが複合機を利用できるようにする機能です。

誰が複合機を利用したか記録できるため、万が一トラブルが発生した際にも利用者を把握して対応できます。
また、原稿の置き忘れや取り間違いによる情報漏洩防止にも役立ちます。
強力なセキュリティ対策になるため、従業員が安心して複合機を利用できるようになるでしょう。

地紋印字機能

地紋印字機能は、原稿の下地として文字やマークなどの透かし文字を挿入し、不正コピーを防ぐ機能です。
基本機能ではありませんが、多くの複合機に搭載されています。
この機能は、個人情報や機密情報、デザインやイラストの不正コピーを防止するのに適しています。

指定範囲消去コピー機能

指定範囲消去コピー機能は、印刷物のなかで消したい部分を指定し、その部分を消去して印刷する機能です。
原稿の上下左右の各辺に対して、消去する幅を設定し、周囲四辺を同じ幅で消去します。

例えば、本の見開きでできる影やホッチキス跡などを消し、きれいな資料を作るときなどに活躍します。

追跡情報印字プリント

追跡情報印字プリントは、印刷日時やユーザー名を上下に印字する機能です。

印刷頻度を把握したり、不正コピーや情報漏洩を防いだりするのに貢献します。
なお、この機能はシステム設定でオンオフを選べるようになっています。

まとめ

近年の複合機には、基本機能に加えて、さまざまな便利機能が搭載されています。
ただし、一般的に複合機は多機能なほど高額になるため、機種を選定する際には、自社にとって必要な機能と、そうでない機能を見極めることが重要です。

ファーストではさまざまな複合機を取り扱っており、機能に関する相談も受け付けています。
「自社に必要な機能がわからない、相談したい」という場合も、ぜひ気軽にお問い合わせください。