複合機やコピー機は多くの企業で導入され、全社員が使用するオフィス機器ですが、トラブルが発生しやすいデリケートな機械でもあります。
印刷中に突然の故障や問題が起きることも珍しくなく、紙詰まりや文字のかすれ、黒い線が入るなどの問題が頻繁に発生するため、その対処法を理解しておくことが大切です。

この記事では、複合機やコピー機でよく見られる5つの主要なトラブルについて、その原因と解決策を詳しく解説します。
また、これらのトラブルや故障を未然に防ぐための方法もご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

複合機・コピー機のよくあるトラブル

複合機やコピー機は日常的に使用されることから、さまざまなトラブルが発生しやすい機器でもあります。
ここでは、頻繁に発生するトラブルとして次の5つを取り上げ、それぞれの原因と解決策について詳しく解説します。

• 紙詰まり
• 黒い線や点
• 文字や線のかすれ
• 接続不良による印刷不可
• 異音

紙詰まりが起きる

複合機やコピー機のトラブルのなかでも特に多いのが「紙詰まり」です。
紙詰まりは用紙の種類や環境が原因になるケースが多く、特に梅雨の時期や寒暖差が激しい時期に多く見られます。

紙詰まりには、簡単に対処できるものから、機器内部での修理が必要なものまでさまざまなトラブルがあります。
まずは、紙詰まりの原因と解決策について確認していきましょう。

原因

紙詰まりの原因として考えられる主な要因は、次の通りです。

• 再生紙や裏紙を使用している
• 用紙の過剰投入
• 用紙に折れや破れ、しわがある
• 温度や湿度の影響で用紙がくっつく
• 給紙ローラーにホコリや汚れが付着している

再生紙や裏紙は、新品の普通紙よりも静電気を帯びやすく、複数の用紙が一度に引き込まれたりするため、紙詰まりが起きやすいです。
また、用紙を多く入れすぎたり、用紙に折れや破れ、しわがある場合も、紙詰まりの原因となります。

温度や湿度によって用紙が湿気を含むと、用紙同士がくっつきやすくなり、給紙ローラーが複数枚を同時に引き込むことで紙詰まりが発生しやすくなります。

さらに、給紙ローラーは用紙に直接触れる部分であるため、ホコリや汚れが付着しやすいです。
ホコリや汚れで給紙ローラーが摩耗すると、紙詰まりの原因となることがあります。

解決策

紙詰まりが起きた場合の対処方法は、以下の通りです。

• 普通紙を使用する
• 用紙に折れや破れがないか確認する
• 最大積載枚数を厳守する
• 用紙を湿気の少ない場所に保管する
• 用紙を手で軽くさばく
• 給紙ローラー部分を定期的に掃除する

紙詰まりが起きる原因の多くは、用紙にあります。
まずは普通紙を使い、用紙に折れや破れがないか確認することが大切です。
また、用紙トレーには最大積載枚数以上の用紙を入れないよう注意しましょう。

湿気を防ぐためには、用紙を乾燥した場所に保管することも有効です。
さらに、用紙をセットする前に軽くさばくことで、重なった用紙が分離しやすくなります。

給紙ローラーの掃除は、1カ月に1回程度行うのが理想的です。
電源を切ってコードを抜き、水に浸して固く絞った柔らかい布や、クリーニングシートなどで拭きましょう。

黒い線や点が入る

印刷物に黒い線や点が入る場合の多くは、複合機やコピー機の内部が汚れていることが原因です。

掃除で解決することもありますが、場合によっては部品の交換が必要になります。
掃除しても改善しない場合は、自力で修理を試みる前に、専門の修理サービスに依頼するのが賢明です。

ここからは、印刷物に黒い線や点が入る場合の原因・解決策をご紹介します。

印刷物に黒い線や点が入る原因は、主に以下の3つです。

• 原稿台のミラーが汚れている
• 原稿台横のガラスや原稿送り装置内部にホコリが溜まっている
• 内部パーツが劣化している

鏡面コピー機で黒い線や点が入る原因は、ガラス原稿台のミラーに汚れが付着していることがほとんどです。
ミラーが汚れる原因として、原稿のインクが乾いてなかったり、細かいゴミが付着していたりすることが考えられます。

原稿送り装置（ADF）を使用したときにのみ黒い線や点が入る場合は、原稿台横のガラスや、原稿送り装置内部のホコリが原因であることが多いです。

また、パソコンからの印刷やFAX受信時に黒い線や点が入る場合は、内部パーツの劣化が原因と考えられます。

解決策

印刷物に黒い線や点が入る場合の解決策として、次の3つが挙げられます。

• ガラス面を柔らかい布で拭く
• コピー機のドラムのメインチャージャーをクリーニングする
• 修理サービスを依頼する

まずは、複合機やコピー機のガラス面を柔らかい布で拭き、汚れを取り除きます。
ウェットティッシュや眼鏡拭きが効果的ですが、汚れがひどい場合は布を水で軽く湿らせてから拭くと良いでしょう。

ガラス面の汚れを拭いても改善しない場合は、コピー機のドラムのメインチャージャーを掃除すると、直ることもあります。
メインチャージャーとは、インクを紙に転写する部品です。

それでも問題が解決しない場合は、修理サービスを依頼しましょう。
業者に状況を詳しく説明できるように、問題が発生した時期や黒い線や点が入った印刷物を保管しておくと役立ちます。

文字や線がかすれる

印刷自体は問題がないにもかかわらず、文字や線がかすれてしまうことがあります。
このような場合、主にトナーやカートリッジに問題が発生していることが多いです。

ここからは、文字や線がかすれる原因とその解決策について詳しく説明します。

原因

印刷物の文字や線がかすれる原因として、次のようなものが考えられます。

• トナーカートリッジの残量が不足している
• トナーが偏っている
• 用紙が湿っている
• ドラムカートリッジが劣化している

文字や線がかすれた場合の一般的な原因は、トナーカートリッジの残量が少ない、または完全に切れている可能性が高いです。
残量に問題がない場合でも、トナーがカートリッジ内で偏っていることがあります。

トナーカートリッジに問題がない場合は、用紙が湿っていることや、ドラムカートリッジの劣化も原因となることがあります。

湿った用紙は印刷時に文字や線がぼやける原因となり、ドラムカートリッジが劣化すると、印刷品質が低下します。

解決策

文字や線がかすれている場合の対策は、以下の通りです。

• トナーカートリッジの残量を確認する 
• トナーカートリッジを振ってトナーを均一にする
• トナーカートリッジを交換する
• ドラムリフレッシュを実施する
• 用紙を湿気の少ない場所に保管する

まずはトナーカートリッジの残量を確認し、残量が少ない場合はカートリッジを取り外して左右に振り、トナーを均一に分散させてから再セットします。

それでも改善されない場合や、カートリッジの残量が少ない場合は、新しいカートリッジの交換が必要です。

カートリッジを交換しても改善しない場合は、ドラムカートリッジに問題があるかもしれません。
その場合は、ドラムリフレッシュ機能を使って自動的に清掃を行うと改善する可能性もあります。
ドラムリフレッシュ機能がない場合は、専門の修理サービスに依頼しましょう。

また、用紙は湿気の少ない場所に保管し、湿気を避けるようにしましょう。

データを送っても印刷されない

パソコンからデータを送信しても印刷されない場合、パソコンの設定やネットワーク環境に問題があることが多いです。
また、有線ケーブルの接触不良や、印刷ジョブが大量に溜まっているケースも考えられます。

ここでは、データを送信しても印刷されない原因と解決策を詳しく解説します。

原因

印刷データを送っても印刷されない主な原因は、以下の通りです。

• IPアドレスが間違っている
• 出力するプリンターが正しく選択されていない
• ネットワーク環境に問題がある
• LANケーブルの接触不良
• プリンターのドライバに問題がある
• 印刷ジョブが溜まっている

印刷が行われない場合、まず確認すべきは「パソコンの設定」です。
特に、ノートパソコンはさまざまな場所に持ち歩くことが多いため、IPアドレスや出力先のプリンターが変更されている可能性があります。

LANケーブルの緩みや接続不良が起きている場合は、複合機やコピー機にデータ接続できないため、印刷されません。
また、複数のソフトを同時に起動すると、パソコンの処理能力が低下し、プリンターのドライバが正常に機能しないこともあります。

さらに、印刷ジョブが大量に溜まっている場合では、他のユーザーが大きなデータを印刷している可能性があります。

解決策

データを送っても印刷されない場合は、以下の解決策を試してみましょう。

• プリンター設定を確認する
• インターネット環境を確認する
• LANケーブルや電源ケーブルの接続を確認する
• 不要なアプリケーションを終了する
• 印刷ジョブの状況を確認する

印刷ができなくなったときは、まずプリンター設定を確認しましょう。
特に、IPアドレスや出力先のプリンターが正しく設定されているか、プリンターがオンラインであるか、セキュリティソフトが妨げていないかをチェックします。

次に、インターネット環境やケーブルの接続状態を確認します。
ケーブルが間違って接続されていたり、何かの拍子に抜けていたりすることがあるため、慎重に確認しましょう。

また、複数のソフトを起動している場合は、印刷に必要な作業以外をすべて終了させてみてください。

最後に、印刷ジョブが溜まっている場合は、すべてのジョブが完了するまで待つか、ジョブの状態を確認し、必要に応じてリセットを行います。

異音がする

複合機やコピー機から「キュルキュル」や「ギィギィ」といった異音が聞こえる場合、主にパーツの取り付け不良や位置のずれが原因と考えられます。

その他にも、機器が不安定な場所に置かれていることや、内部に異物がある場合、または非純正トナーを使用していると、異音が発生することがあります。

ここからは、異音がする原因と解決策を詳しく解説します。

原因

複合機やコピー機から異音がする原因として、以下の点が考えられます。

• トナーカートリッジや給紙トレーが正しくセットされていない
• 本体が不安定な場所に設置されている
• 本体内部に異物や紙片が混入している
• 非純正トナーを使っている

異音の多くは、取り外し可能なパーツの取り付けが不完全であったり、間違った位置に取り付けられていたりすることが原因です。
特に、トナーカートリッジや給紙トレーが正しくセットされていないと、異音が発生することがあります。

これらのパーツに問題がない場合、本体の設置場所が原因であるか、内部に異物や紙片が入り込んでいる可能性があります。
また、非純正トナーを利用している場合も、異音が発生する原因のひとつとなるでしょう。

解決策

複合機やコピー機から異音がした場合、以下の解決策を試してみましょう。

• 異音がする部分のパーツを再度セットする 
• 機器内部に紙片や異物がないか確認する
• 本体の設置場所を安定した場所に移す
• 純正トナーを使用する

異音が発生した場合、まずは直前に行った操作を確認し、トナーカートリッジや給紙トレーが正しく取り付けられているか確認しましょう。

パーツやカートリッジが原因ではない場合、機器の設置場所や使用しているトナーを見直してみると良いでしょう。
特に、非純正トナーを使用している場合は、純正品と交換することで異音が解消することがあります。

突然異音が鳴り出した場合は、内部の部品の故障が考えられるため、自分で修理を試みず、専門の修理サービスに依頼しましょう。

複合機・コピー機のトラブル・故障を防ぐ方法

複合機やコピー機のトラブル故障を予防するためには、自社に適した機種を選び、日々のメンテナンスを行うことが重要です。
長時間放置したりメンテナンスを怠っていたりすると、機器の寿命を縮める原因となります。

社内で使用する際は、社員全員に正しい使い方を周知することも大切です。
ここでは、複合機やコピー機のトラブルや故障を防ぐための方法を詳しく解説します。

自社に適した機種を選択する

複合機やコピー機のトラブルを防ぐためには、購入時に自社に適した機種を選択することが重要です。
「自社のニーズに合わないから」といって長期間使用しなかったり無理な使い方をしたりすると、トラブルや故障の原因になります。

複合機やコピー機を選ぶ際にチェックするべきポイントは、以下の通りです。

• 印刷速度
• 価格
• 画質
• 操作性
• 搭載されている機能
• カラー印刷の有無

購入前に、自社での複合機やコピー機の使用目的や頻度を考え、必要な機能を検討しておくことが大切です。
例えば、印刷頻度が少ない場合には、「自動ヘッドクリーニング機能」が搭載されている機種がおすすめです。

複合機の選び方については、以下の記事も参考にしてください。
複合機 選び方

湿気・結露対策をする

湿気や結露は、複合機やコピー機のさまざまなトラブルの原因となります。
湿気や結露を起こさないようにするためには、以下の対策が有効です。

• 複合機・コピー機の設置場所を見直す
• 用紙を密閉ケースや乾燥した場所に保管する
• 給紙トレーにシリカゲル（乾燥剤）を入れる
• 給紙トレーを定期的に掃除する

複合機やコピー機は、部屋の中心部やエアコンの近くに設置することが理想的です。
部屋の隅や窓際は溜まりやすく、結露が発生する可能性が高いため避けましょう。

用紙を湿気や結露から守るためには、密閉ケースや乾燥した場所に保管するのが効果的です。
また、給紙トレーの隙間にシリカゲルを置くと湿気を吸収し、結露予防になります。

定期的なメンテナンスを実施する

複合機やコピー機のトラブルや故障を防ぐには、定期的なメンテナンスが不可欠です。
以下の作業を実施することで、機器の寿命を延ばせます。

• ガラス面の拭き掃除
• 給紙トレーの掃除

原稿台のガラス面にホコリや指紋、のり、修正液、インクが付着している場合は、柔らかい布で拭き取りましょう。
それでも取れない場合は、軽く水で濡らして固く絞った布で拭いたり、中性洗剤を使用したりして拭くと、汚れが落ちやすくなります。

給紙トレーは定期的にチェックし、異物やゴミが入っていないか確認しましょう。
紙片やゴミ、ホコリが溜まると、故障の原因となります。
特に、手差しトレーはホコリが溜まりやすいため、定期的に掃除が必要です。

シリカゲルを投入する前に給紙トレーを掃除しておくと、ゴミや汚れを巻き込むことなく清潔に保つことができます。

マニュアルを作成して社員に周知させる

複合機やコピー機の利用方法をマニュアルとしてまとめ、全社員に周知させることも大切です。
基本的に複合機やコピー機は全社員が使用するため、特定の社員のみがマニュアルを熟知しても十分ではありません。
社員全員が適切な使い方や日常的な点検方法を理解する必要があります。

例えば、「定型外の用紙を印刷するときは必ず設定を変更する」ことや「主電源は落とさない」といった指示は、複合機やコピー機を長持ちさせるために有効です。

しかし、マニュアルを知らない社員がいると、設定を変更せずに紙詰まりを起こしたり、主電源を切ったりする恐れもあります。

そのため、社員一人ひとりがマニュアルの内容を理解し、複合機やコピー機を丁寧に扱うことで、トラブルを未然に防ぐことができます。

まとめ

複合機やコピー機のトラブルは、周辺の環境や機器の汚れ、部品の故障などが原因で発生します。
これらのトラブルを防ぐためには、湿気や結露対策を講じることや、定期的なメンテナンスを行うこと、自社に適した機種を選ぶことが重要です。

最後に

ファーストでは、OA機器のリースサービスを提供しています。
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