「ビジネスフォンはいつまで使えるの？」「買い替える時はいつ？」と、疑問に思ったことはありませんか？
ビジネスフォンの税法上の耐用年数は6年ですが、これは実際に使用できる年数とは異なります。

本記事では、ビジネスフォンの耐用年数や、古い機器を使い続けるリスク、買い替えを検討するタイミングなどについて詳しく解説します。

ビジネスフォンの耐用年数

国税庁は、ビジネスフォンの法定耐用年数を6年と定めています。

法定耐用年数とは、税務上の資産価値を計算する際に用いる期間のことです。
単に「耐用年数」といわれることもあります。
しかし、この耐用年数はあくまで会計上の目安であり、導入から6年が過ぎたからといって、すぐにビジネスフォンが使えなくなるわけではありません。
実際の寿命（使用可能期間）は、導入から約10年が目安です。

耐用年数を超えたビジネスフォンを使うリスク

前述のとおり、ビジネスフォンの実際の寿命は10年が目安です。
ただしビジネスフォンは精密機械であるため、耐用年数である6年を超えて使用すると、表面上は問題なく見えても、内部は着実に劣化していきます。

ここでは、耐用年数を超えたビジネスフォンを使う際の、3つのリスクをご紹介します。

• 故障しやすくなる
• メーカーの保証が切れる
• 業務が非効率化する

それぞれ見ていきましょう。

故障しやすくなる

ビジネスフォン本体や主装置（PBX）は、経年劣化による内部部品の摩耗や変形が避けられません。
そのため、使用年数が長くなるほど故障の発生率は高まります。

例えば、突然着信音が鳴らなくなったり、ディスプレイに何も表示されなくなったり、通話に雑音が入ったりといった不具合が発生しやすくなるでしょう。

こうした故障が頻繁に起こると、そのたびに業務がストップしたり、修理コストが増大したりするおそれがあります。

メーカーの保証が切れる

新品のビジネスフォンには通常1年程度のメーカー保証が付き、その後も販売店などで1年〜5年程度の延長保証がつくケースが多いです。

しかし、多くのメーカーでは製品の販売終了から6〜7年を「部品保有期間」に設定しており、これを過ぎると保守サポートや部品供給を打ち切ってしまいます。
外部の修理業者に依頼しても「メーカーがサポートを終了した機器は修理できない」と断られてしまうケースが少なくありません。

この部品保有期間は、国税庁の定める耐用年数とは異なるルールですが、いずれにしても6年を超えて使用する場合は、いざというときに修理できない可能性がある点を理解しておく必要があります。

業務が非効率化する

古いビジネスフォンを長年使い続けていると、システムが最新のビジネス環境に対応できず、業務効率が低下する可能性があります。

古い機種は、電話帳の登録件数が少なかったり、留守電や転送機能がなかったり、スマートフォンとの連携ができなかったりと、機能面での遅れが目立ちます。

また、最新機種であれば自動化・簡略化できる業務も、古い機種は手作業で対応しなければならず、結果として作業負担が増えることになります。

このように、古い機種ではテレワークの普及やDX化が進む現代のビジネスに対応できず、商機を逃すリスクが高まります。

耐用年数までビジネスフォンを長く使う方法

ビジネスフォンは決して安い買い物ではないため、できる限り長く使いたいものです。
ビジネスフォンの耐用年数は6年、寿命の目安10年程度ですが、日々の使い方やメンテナンス次第で、機器の状態は大きく変わります。

ここでは、精密機器であるビジネスフォンを少しでも長く、快適に使い続けるための方法を4つご紹介します。

こまめに清掃をする

電話機の周りにホコリが溜まらないよう、こまめに清掃しましょう。

受話器のフック部分やボタンの隙間にホコリが堆積すると、フックが戻らなくなったり、ボタンが押せなくなったりすることがあります。

これらのトラブルは、電話機本体や受話器、コード類の表面を、定期的に柔らかい布で拭き取ることで、未然に防げます。

配線の劣化に注意する

ビジネスフォンに使用する電話線やLANケーブルといった配線は、経年劣化や損傷によって性能が低下します。

無理に引っ張られていないか、家具の下敷きになっていないかを確認し、整理整頓することが大切です。

また、長年使用したケーブルは、内部断線や被膜のひび割れが生じやすく、接触不良や通信障害の原因となります。

定期的に点検し、劣化や損傷が見られるケーブルは早めに交換しましょう。

直射日光や湿気の多い場所を避ける

 ビジネスフォンの主装置や電話機は、温度や湿度の影響を強く受けます。
エアコンのない暑い部屋や直射日光が当たる場所に設置すると、部品の劣化を早め、故障リスクを高めかねません。

また、湿気の多い場所では、内部に結露が発生して回路がショートしたり、接続部の腐食による通信障害を引き起こしたりするおそれもあります。

こうした事態を防ぐには、主装置を風通しが良く直射日光の当たらない場所に置いたり、オフィスの温度や湿度を適切にすることが大切です。

どうしても湿気が多い環境で使う場合は、防水カバーやコーキング処理で機器を保護してください。

バッテリーを定期的に交換する

ビジネスフォンの主装置には、停電発生時にシステムを維持したり、設定データを保持したりするためのバックアップ用バッテリーが内蔵されている場合があります。
このバッテリーは2〜3年を目安に、専門業者による点検を受けたり、交換したりするのが望ましいでしょう。

劣化したバッテリーを使い続けると、充電の持ちが悪くなるだけでなく、停電時に正常に機能せずデータが消失したり、突然電源が落ちたりするなどの不具合が生じやすくなります。

ビジネスフォンの買い替えを検討するタイミング

耐用年数を過ぎたビジネスフォンは、「まだ使えるから大丈夫」と思っていても、ある日突然使えなくなる可能性があります。

特に以下に該当する場合は、点検や買い替えの検討をおすすめします。

• メーカーの販売終了から7年が経過した
• 導入してから10年程度が経過した
• 故障やトラブルが頻発している
• 現在の電話システムに不満を感じている

それぞれ詳しく見ていきましょう。

メーカーの販売終了から7年が経過した

現在使っている機種の販売終了から7年以上経過するタイミングは、ビジネスフォンの買い替えを検討するうえで一つの目安となるでしょう。

前述のとおり、各メーカーは販売終了6〜7年を「部品保有期間」としています。
これを過ぎると、修理部品の確保が難しくなり、メーカーでの修理も受けられなくなります。

そのため、販売終了から7年を超えるビジネスフォンは、修理して使い続けるより、買い替えたほうが良い場合があります。

導入してから約10年が経過した

ビジネスフォンをオフィスに導入してから約10年が経ったタイミングも、買い替えを検討する目安です。

これまでに紹介したとおり、ビジネスフォンの実際の寿命は10年程度です。
そのため多くの企業では、耐用年数の6年から、寿命を迎える10年までのあいだに、買い替えを行います。

たとえ故障せずに動いていたとしても、耐用年数を超えたビジネスフォンは、内部の劣化が進んでおり、いつ重大なトラブルが発生してもおかしくありません。

技術的にも時代遅れになっている可能性が高いため、10年を一つの区切りとして買い替えを検討しましょう。

故障やトラブルが頻発している

ビジネスフォンの故障やトラブルが明らかに増えるのは、寿命が近づいているサインです。

• 通話中に音声が途切れる
• 特定の電話機にだけ着信しない
• ディスプレイの表示が消えた

上記のような不具合が立て続けに起こるようであれば、特に注意が必要です。

故障が多発すると修理費用がかさむだけでなく、電話が使えない時間帯が増えて業務にも支障が出ます。
思い切って新品に交換したほうが、結果的にコスト削減と業務の安定化につながるでしょう。

現在の電話システムに不満を感じている

現在のビジネスフォンの機能や使い勝手に不満を感じている場合も、買い替えがおすすめです。

例えば、「電話帳の登録件数が足りない」「スマートフォンとの連携ができず不便」と感じるようになったら、現在使用しているシステムが遅れている可能性があります。

最新のビジネスフォンやクラウドPBXを導入すれば、機能に対する不満を解消し、業務効率が向上する可能性があります。

まとめ

ビジネスフォンの法定耐用年数は国税庁によって6年と定められています。
実際の寿命は10年程度ですが、それよりも早く寿命を迎えるケースも少なくありません。

古くなったビジネスフォンを使い続けると、故障の頻発や修理不能、業務の非効率化といったリスクが高まります。

販売終了から7年が経過したり、導入から10年が経ったり、故障が頻発したりした場合は、買い替えの検討をおすすめします。

ビジネスフォンの耐用年数や買い替えについてお悩みの際は、ぜひファーストにご相談ください。

お客様の状況やニーズに合わせた最適なプランをご提案いたします。