コピー機・複合機には業務用と家庭用があります。
使用頻度が少ない場合、「オフィスでも家庭用のコピー機で良いのでは？」と思う方もいるかもしれません。
しかし、企業では業務用のコピー機・複合機が使われているのが一般的です。

今回は業務用コピー機・複合機の特徴を詳しく説明します。
また、業務用コピー機・複合機の導入方法や選び方、おすすめ機種もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

業務用コピー機・複合機の特徴

業務用コピー機・複合機には家庭用とは違う特徴があります。ここでは以下の6つをご紹介します。

• 印刷方式
• 印刷スピード
• 用紙サイズ・枚数
• 付随機能
• サイズ・重さ
• 耐久性

では、それぞれを見ていきましょう。

印刷方式

家庭用のコピー機・複合機はインクジェット方式が主流ですが、業務用はレーザープリント方式が一般的です。

インクジェット方式とは、インクを直接用紙に吹き付けて印刷する方式のことです。
レーザープリント方式では、トナー（インクの一種）を内部で加熱して紙に転写します。

レーザープリント方式はインクジェット方式よりも印刷速度が速いのが特徴です。
また、一枚当たりの印刷コストも抑えられるため、ビジネス用途に適しています。

印刷スピード

コピー機・複合機の印刷速度とは、1分あたりA4の原稿を何枚印刷できるかのことです。

前述したように、業務用コピー機・複合機はレーザープリント方式であることが多く、家庭用のものに比べると印刷スピードが速くなり、業務効率が向上します。

ただし、詳細な印刷速度は機種によって異なるので注意しましょう。
基本的に、高価格のものほど印刷速度が速い傾向です。

用紙サイズ・枚数

業務用コピー機・複合機は、B5用紙からA3用紙まで幅広いサイズに対応していることがほとんどです。
また、給紙トレイは通常4段カセットで、各段に500枚から数千枚の用紙をセットできるようになっています。
それぞれのサイズごとにカセットを使い分け、一度に用紙をセットしておくことが可能です。

一方で、家庭用コピー機・複合機の場合は大きなA3サイズには対応しておらず、給紙は手差しのケースが多いです。
ただし、最近は家庭用でも大容量タンクの製品を購入することで、大量の書類を印刷できます。

業務用コピー機・複合機であれば、基本的に多様なサイズに対応しており、かつ効率的な印刷が可能となります。

付随機能

業務用コピー機・複合機にはコピー、プリント、スキャン、FAXなどの基本的な機能が標準で搭載されています。

その他には、クラウド連携によるデータ転送、自動で資料をホッチキスで閉じるフィニッシャー機能、セキュリティ性を高めるためのユーザー認証など、業務効率を高められる便利な機能がついているものが多くあります。

また、混載混載原稿、集約原稿、ソート機能、地紋印字印刷、OCR機能、インターネットFAXなど、幅広い機能の中から自社で必要なものを選択できるのがメリットです。

サイズ・重さ

業務用コピー機・複合機は小型なものから大型なものまで、さまざまなサイズがあります。
多くの会社では大型のコピー機・複合機が使われています。

大型は自立式で、サイズは横幅60cm×奥行き60cm×高さ120cm程度、重さは50〜100kg程度です。
一方で、卓上タイプのサイズは横幅40cm×奥行き40cm×高さ46cm程度で、重さは50kg程度未満です。

どちらのサイズも家庭用機器に比べると大きく、設置には相応のスペースが必要になります。

耐久性

業務用コピー機・複合機は業務効率を向上させるためにハイスピードかつ大量印刷が可能となっています。
そのため、家庭用のコピー機・複合機に比べると強固な作りになっており、耐久性も高いのが特徴です。
その結果、重量も重くなっていると考えられます。

業務用コピー機・複合機の導入方法

ここからは、業務用コピー機・複合機の導入方法として、以下の3つを紹介します。

• 自社で購入する
• レンタル会社を利用する
• リース会社を利用する

自社で購入する

1つめは、メーカーや家電販売店などで直接商品を購入する方法です。
コピー機・複合機の本体価格のみで購入できるため、レンタルやリースに比べて定期的な料金が発生しません。

また、自社の所有物となり、再販売や譲渡もできます。
10万円以上のコピー機・複合機は資産として計上可能です。

しかし、自社の所有物になるため、メンテナンス費用や故障時に自社負担となる点がデメリットです。
古くなった機器の買い替えや処分にもコストがかかります。
また、本体価格が10万円以上であれば固定資産税の支払いが必要となり、原価償却の手続きなど追加の業務が発生します。

レンタル会社を利用する

2つめは、レンタル会社でレンタルする方法です。
レンタルは「仕事上複合機は必要だが、使用頻度がそこまで多くない」という企業に向いています。

契約審査が不要で、希望する期間だけの短期契約が可能です。
1日から申し込めるレンタル会社もあります。

レンタル料金は月額での支払いのため、本体購入に必要な大きな初期投資も不要です。
また、レンタル期間終了後は業者に返却するため、処分費用もかかりません。
さらに、故障や不具合があればレンタル会社が対応してくれ、災害時の補償を受けられるケースもあります。

デメリットは、レンタルできるコピー機・複合機は基本的に中古品であり、希望の機種を指定できないことです。
レンタルは中途解約が可能ですが、違約金が発生することがあるため注意しましょう。

リース会社を利用する

3つめはリース会社で借りて利用する方法です。
リースとは、コピー機・複合機をリース会社が代わりに購入し、企業に長期間貸し出す契約のことです。
企業はリース会社に対して、リース料金として本体購入費を毎月支払います。

まとまった資金がなくてもコピー機・複合機を導入できる点がメリットです。
機器の故障や不具合があった際にはリース会社が修理を担当し、修理費用や消耗品費用は通常、保守料金に含まれています。
そのため、突発的な出費が生じにくいのもポイントです。

デメリットは、基本的には契約期間を満了するまで途中解約できず、仮に途中解約できたとしても違約金が発生する点です。
また、総コストには本体価格の他に金利、税金、保険料、手数料などが加算されるため、最終的に高額になることもあります。

契約に当たっては審査が必要であり、必ずしも導入できるとは限らないので注意しましょう。

リース契約について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
契約についてはこちら：複合機のリース契約とは？契約の種類やメリット、注意点、契約の流れを解説
解約についてはこちら：複合機コピー機のリース途中解約できる？解約金や解約手順について解説

業務用コピー機・複合機の選び方

業務用コピー機・複合機を選ぶ際のポイントは、以下の通りです。

ポイント	基準
値段	コピー機・複合の本体価格だけではなく、保守料金や修理代金、消耗品代などランニングコストも踏まえて選ぶと良い
印刷枚数	「従業員数×一人あたりの印刷枚数×1カ月の営業日」でおおよその月間印刷枚数を計算し、その枚数よりも多く印刷できる複合機を選ぶと良い
印刷速度	印刷速度は業務効率化に欠かせないため、月間印刷枚数を把握して適切な印刷速度の機種を選ぶと良い
搭載されている機能	カラー印刷、FAX送信、スキャナ読込、データ転送などの基本的に搭載されているもの以外の機能が必要な場合は、付随機能から自社に合う機種を選ぶと良い。
保守契約の内容	保守契約の再契約は難しいため、内容をしっかり把握して納得して選ぶことが大切。
消耗品が無料か	保守料金には基本的にトナー代が含まれているため、トナー代無料という言葉に惑わされないようにしよう。用紙代無料かどうかは要チェック。
本体料金とリース期間	リース期間が長ければ月々のリース料は安くなるが、トータルの支払いは多くなる可能性がある。そのため、本体価格とリース期間を把握し、トータルでいくらかかるかを考えて選ぶと良い。
アフターフォローの充実度	保守契約には基本的にメンテナンスや修理代が含まれていることが多い。定期メンテナンスはあるのか、メンテナンスの範囲、駆けつけてくれる時間を確認して、より良い業者を選ぶと良い。

複合機の選び方について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
複合機の失敗しない選び方！比較ポイントや選ぶ際の注意点をわかりやすく解説

おすすめの業務用コピー機

ここからは、おすすめの業務用コピー機を紹介いたします。

KYOCERA　TASKalfa 2554ci / 2554ci W

本体サイズ（幅×奥行×高さ）	602mm×665mm×790mm
本体重量	95kg(トナーコンテナを含まず)
プリント速度	・A4ヨコモノクロ　25枚/分 　カラー　25枚/分
最大用紙サイズ	A3

従来機種からデザインを一新し、よりシンプルで直感的に操作しやすい新デザインのタッチパネルを搭載しています。

KYOCERA Mobile Print（モバイル用無償アプリケーション）を使うことで、モバイルでから直接プリントスキャンも可能です。

FUJIFILM　Apeos C7070 / C6570 / C5570 / C4570 / C3570 / C3070 / C2570

本体サイズ（幅×奥行×高さ）	595mm×677mm×1,119mm
本体重量	120 kg
プリント速度	・A4ヨコ/B5ヨコモノクロ　25枚~/分 　カラー　25枚~/分 ・A3モノクロ　14枚~/分 　カラー　14枚~/分
最大用紙サイズ	A3

黒とグレーを基調にしたディスプレイデザインで、すばやく使える、やさしい操作性を実現しています。

複合機・プリンター追加型アプリケーションの「業務別らくらくスキャン Pro」を活用することで、紙文書の電子化から保存や検索までが、よりスムーズになります。

muratec　MFX-8239

本体サイズ（幅×奥行×高さ）	594mm×585mm×491mm
本体重量	約36.1kg
プリント速度	・A4　18枚/分 ・A3　16枚/分
最大用紙サイズ	A3

増設給紙ユニットは300枚タイプと550枚タイプから選べます。

設置面積はわずかW560mm×D520mm、標準1段タイプなら高さ491mmで、デスクトップにもすっきりフィットするサイズとなっています。

まとめ

業務用コピー機・複合機は、印刷方式やスピード、用紙サイズや枚数、付随機能、本体サイズ・重さ、耐久性など、さまざまな点が家庭用とは違います。
また、導入方法も購入、レンタル、リースの3つがあります。

重要なのは、高性能なモデルを選ぶだけではなく、自社の業務にマッチする機種を選ぶことです。
この記事を参考にして、ぜひ自社に適した使いやすい製品を選んでください。

最後に

ファーストはコピー機・複合機の困りごとをワンストップでサポートします。
また導入後も専属の担当者が定期的に訪問します。
最新へのアップデートや消耗品の管理もするなど手厚いサポートを提供しながらも、費用は低価格です。

コピー機・複合機の導入を検討している方は、ぜひファーストまでお問い合わせください。