ビジネスフォンは、オフィスや店舗、医療・介護施設などで広く利用されている業務用の電話システムです。
会社や組織で導入を検討しているものの、多くのサービスがあるため、「何を基準に選べばいいのか分からない」「機能やコストの違いが複雑で理解しにくい」とお悩みの方も多いでしょう。

この記事では、ビジネスフォンを選ぶ際の基本的な選び方を3つのステップに分けて解説し、選定時の重要なポイントについてもご紹介します。

ビジネスフォンの選び方

ビジネスフォンを導入する際には、機能や価格だけではなく、自社の利用目的や環境に適した機種を選ぶことが重要です。
ここでは、失敗しないビジネスフォンの選び方を3つのステップに分けて解説します。

【ステップ1】利用目的・設置環境を整理する

ビジネスフォン選びの最初のステップとして、「何のために、どのような環境で利用するのか」を明確にすることが重要です。
利用目的や設置環境によって必要な機能や構成が異なるため、以下の3つの観点から自社の状況を整理しましょう。

利用目的

ビジネスフォンの利用目的によって、必要な機能は大きく変化します。
例えば、ビジネスフォンには外線・内線の同時利用のほか、転送機能やスマートフォンとの連携機能、自動音声ガイダンスなどを備えた機種もあります。

営業など外回りが多い企業であれば、外出先でも対応できるよう、スマートフォンと連携できるタイプや転送機能があると便利です。

一方、コールセンターやカスタマーサポート業務で使用する場合は、「自動音声ガイダンス」や「通話録音機能」など、応対品質を高める機能が求められるでしょう。

目的に合った機能を見極めることが、最適な機種選びにつながります。

利用者数

次に、利用する社員数や部署数に応じて、必要な電話機の台数や同時通話の回線数を計算しましょう。

電話機の台数や同時通話数は、オフィスの規模や業務内容に応じて異なります。
必要以上の台数や性能の主装置を導入すると無駄なコストが発生するため、通常オフィスにいるスタッフ数や、会議室・受付など電話機が必要な場所と台数を整理しておくと良いでしょう。

また、将来的に増員の予定がある場合は、電話機を増設できる拡張性の高い主装置を選ぶことも重要です。

オフィスの形態・拠点数

オフィスの規模や拠点の数も、ビジネスフォン選びにおける重要なポイントです。

小規模オフィスであれば、通常の電話機で十分な場合もありますが、フロアに分かれていたり複数の建物にまたがっていたりする場合は、配線不要の「クラウドPBX」が便利です。

クラウドPBXを導入することで、インターネット回線を使って通話できるため、配線工事が不要で、スマートフォンの内線化にも対応できます。

また、本社以外に複数の支店や店舗がある場合は、拠点間で内線通話ができるシステムを選ぶことで、通信コストの削減や業務効率化につながります。

【ステップ2】導入形態・費用を比較する

ビジネスフォンの導入形態は、大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。

オンプレミス型は、社内に主装置（PBX）を設置するタイプで、電話機の購入やリースの方法によって費用が異なります。
主装置には接続可能な端末数によって「S・M・L」といったサイズがあり、オフィス規模に応じた選定が必要です。また、機器の設置には専門業者による配線工事費や保守費用が必要です。

一方、クラウド型は主装置をせずにインターネット上で運用するため、物理的な設置が不要で、初期費用やメンテナンス費用を抑えられます。
ただし、サービス利用料として毎月の月額費用が発生します。

オンプレミス型とクラウド型の費用相場は、以下の通りです。

項目		料金
オンプレミス型	電話機本体	新品	15,000～40,000円
		中古	4,000～12,000円
		リース	3,000～12,000円
	主装置	新品	100,000～300,000円
		中古	30,000～70,000円
	工事費	10,000～520 ,000円/台
	メンテナンス費用/保守費用	3,000～6,000円/月
クラウド型	初期費用	無料～50,000円程度
	月額費用	31,000〜12,000円程度/1ユーザー

導入形態によってコスト構造が大きく変わるため、自社の予算や運用体制に応じて適切な方式を選びましょう。

【ステップ3】実機のスペック・機能を比較する

導入形態や費用の目処が立ったら、次は実際に導入するビジネスフォンのスペックや機能を比較しましょう。

以下でご紹介する通話方式や搭載機能、拡張性、ランニングコスト、サポート体制を多角的に検討し、長期的に運用できる機種を選びましょう。

通話方式

ビジネスフォンの通話で利用する回線の通話方式として、「アナログ回線」と「IP電話回線」の2種類が挙げられます。それぞれの特徴は、以下の通りです。

通話方式	特徴
アナログ回線	・銅線で主装置や電話同士をつなぐ ・電話加入権が必要 ・同時通話数は1回線につき1通話 ・通話品質が安定している傾向
IP電話回線	・インターネット経由での通話 ・通話料金が安価な傾向

安定した通話品質を求めるならアナログ回線、通話料金を抑えたい場合はIP電話回線がおすすめです。自社の通信環境や通話量に応じて選ぶと良いでしょう。

搭載機能

ビジネスフォンには、業務を効率化するための機能が数多く搭載されています。
ビジネスフォンの主な機能は、以下の通りです。

搭載機能	特徴
外線・内線同時通話	複数の外線・内線同士で同時通話が可能
スマートフォン連携	スマートフォンを内線化し、 代表番号での発着信や取次ぎが可能
通話録音	通話終了後に遡って通話の録音が可能
自動音声ガイダンス	すぐに電話に出られない時に自動音声が流れたり、 着信を振り分けたりできる
拠点間IP内線化	本店や支店などの拠点間をIOネットワークでつなぐことで、 拠点同士の内線通話が可能

電話機の機種やメーカーによって利用できる機能は異なるため、自社の業種や部署の業務内容を考慮し、必要な機能を見極めましょう。

拡張性

将来的に社員数が増える予定や、拠点が増設されたりする可能性がある場合、ビジネスフォンの拡張性の高さも重要なポイントです。

拡張性をチェックするためには、以下の点を業者に確認すると良いでしょう。

• 主装置に電話機や回線を追加できる空きスロット（ポート）があるか
• 増設する際にどのくらいの費用がかかるか

主装置に端末を追加できる空きがあるか、増設の際にかかる費用を事前に確認する必要があります。
なお、ビジネスフォンは基本的に同一メーカー・同一機種でなければ増設が難しいため、導入時に対応可否を確認しておくと、後々拡張しやすくなるでしょう。

ランニングコスト

導入後のランニングコストも、長期的に見ると大きな負担になる場合があります。
以下の項目を確認し、コストを予測しましょう。

• 回線ごとの月額基本料金
• 国内・国際・携帯電話への通話料金
• 機器の保守・点検費用
• オプション機能の利用料金
• 月々のリース費用（リース契約の場合）

初期費用が安くても、月々のランニングコストが高ければ、結果的に総コストが割高になってしまいます。
導入時には、初期費用だけでなくトータルコストで比較することが大切です。

サポート体制

ビジネスフォンは毎日使うインフラ設備の一つであり、トラブル時の迅速で的確な対応が業務の継続性に直結します。

契約前には、以下の点を確認しておくと安心です。

• サポート窓口の電話番号・担当者と直接連絡が取れる電話番号
• 対応時間（24時間365日・平日の日中のみ・自社の営業時間に合っているか）
• 連絡手段（電話・チャット・メールなど）
• 設置工事やトラブル発生時の対応のスピード
• 本社やサービス拠点の場所・距離（近いほど訪問対応が迅速）
• 機器の保証期間・修理の条件（代替機器対応／部品交換の有償・無償など）
• 訪問による点検サービスの有無
• 資格保有者が在籍しているかどうか（ビジネスフォンの設置には国家資格が必要）
• 対応地域

これらのポイントをチェックすることで、安心して長く利用できる業者を選ぶことができます。

ビジネスフォンの選び方のポイント

ビジネスフォン選びは、導入後の使いやすさやコストに大きく影響するため、慎重な比較と検討が必要です。
特に価格やサービス内容は業者ごとに異なるため、複数社から見積もりを取得し、信頼できる業者に相談することが求められます。

ここでは、ビジネスフォン導入時に押さえておきたい2つのポイントをご紹介します。

複数社の見積もりを取る

ビジネスフォンは同じ機種であっても、販売店やリース会社によって価格やサービス内容が異なります。
そのため、最低でも2〜3社から見積もりを取得することをおすすめします。

複数の見積もりを比較することで、相場を把握しやすくなり、不必要なコストを削減しやすくなるでしょう。
また、各社の見積もりからサービス内容の違いが見えてくるため、本当に必要な機能やサポートが明確になります。

さらに、自社の業務内容に合った提案をしてくれる業者であれば、導入後も安心して利用できるでしょう。

信頼できる業者に相談する

ビジネスフォンは一度設置したら終わりではなく、日々の業務で継続的に利用されるツールです。
トラブルが起きた際の対応や、定期的なメンテナンスなども含めて、安心して任せられる業者を選ぶことが重要です。
価格の安さだけにとらわれず、導入時の提案力や導入後のサポート体制までしっかりと確認しましょう。

以下のポイントをチェックすることで、信頼できる業者を見極めやすくなります。

• 導入・販売実績
• 実際に利用した方の口コミ・評判
• サポート体制・対応スピード
• 見積もり内容の明確さ
• 設置場所の下見・打ち合わせの有無
• 取り扱い機種のラインナップ・自社に必要な機能とのマッチ度
• 設置に必要な国家資格保有者が在籍しているか

自社に寄り添った対応をしてくれる業者を選ぶことで、長期的な安心とコストパフォーマンスの両立が可能になります。

まとめ

自社にとって最適なビジネスフォンを選ぶには、利用目的・設置環境を整理し、必要な機能や台数を明確にすることが重要です。
その上で、オンプレミス型・クラウド型といった導入形態や、購入・リースといった費用面を比較検討しましょう。
また、機種ごとのスペックや機能、サポート体制なども含めて総合的に判断することが、満足度の高い導入につながります。
ビジネスフォンの選定は、使い勝手やコスト面に大きく影響するため、慎重な検討が不可欠です。

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