「会社の電話の使い方が分からない」「新入社員に操作方法をどう教えればいいか悩んでいる」など、ビジネスフォンの使い方に戸惑っていませんか。

本記事では、ビジネスフォンの主要機能や業務を効率化する便利な機能を、初心者にも分かりやすく解説します。
操作のレクチャーや、担当業務への応用等にぜひお役立てください。

ビジネスフォンの基本的な使い方

ビジネスフォンの主要な機能は以下の4つです。

• 外線
• 内線
• 保留
• 転送

これらは日常業務で頻繁に使うため、新入社員やオフィスで働き始めた方は、この4つの基本操作をマスターすることが重要です。
ここからは、それぞれの基本的な使い方について、具体的な手順を交えながら詳しく解説していきます。

外線をかける

 外線通話とは、取引先やお客様など、社外の相手と通話することです。
ビジネスフォンで外線に発信する際は、まず電話機を家庭用電話機と同じ外線モードに切り替える必要があります。

外線通話の手順は、次のとおりです。

1. 外線ボタンを押す（機種によっては「0」を押す）
2. 受話器を上げる
3. 相手の電話番号を押す
4. 相手が出るのを待つ

多くのビジネスフォンでは、外線のボタンを押すか、0をダイヤルすると外線モードに切り替わります。
0を押す方式の場合、電話番号の先頭に0を付けてダイヤルします。
外線ボタンを採用している機種では、外線ボタンを押したあとに相手の連絡先へ発信しましょう。

内線をかける・受ける

内線通話とは、同じオフィスや社内にいるほかの従業員と通話することです。
社内の専用線（ネットワーク）を利用するため、外線通話と違って通話料は一切かかりません。

内線をかける方法は機種によって異なりますが、大きく分けて2つのパターンがあります。

• 受話器を上げてから内線番号をダイヤルする方法

1. 受話器を上げる
2. 通話する相手の内線番号を押す
3. 相手が出るのを待つ

• 内線ボタンを押してから内線番号をダイヤルする方法

1. 内線ボタンを押す
2. 通話する相手の内線番号を押す
3. 相手が出たら受話器を上げて通話する

内線電話を受ける場合、外線からの着信とは着信音が異なるケースが多いです。
音で内線かどうかを判断できれば、慌てずに対応できるでしょう。

保留する

保留は、通話中に一時的に相手に待ってもらいたいときに使用する機能です。
問い合わせ内容を同僚に確認したい場合や、別の電話がかかってきてそちらを優先する必要がある場合などに活用します。

保留の操作も機種によって若干異なりますが、基本的には通話中に「保留ボタン」を押すだけで完了します。
保留状態を解除して通話を再開するには、点滅している該当の外線ボタンを押すのが一般的です。

一部の機種では、再開時にもう一度保留ボタンを押す場合もあるため、自社で使っている電話機の仕様を確認しておくと安心です。

転送する

 転送とは、自分が受けた電話を別の電話機へ取り次ぐ（つなぎ直す）機能です。
転送には、社内の担当者に電話を回す「内線転送」と、社外の番号へ回す「外線転送」の2つがあります。

それぞれの使い方を覚えておきましょう。

内線転送

内線転送は、かかってきた電話を社内の別の担当者に取り次ぐ際に使用します。
操作の基本的な流れは次のとおりです。

1. 電話を受けたAさんが「転送ボタン」を押す（通話は自動的に保留状態になる）
2. 転送先のBさんの内線番号をダイヤルして呼び出す
3. Bさんが出たら、電話相手と用件を伝える
4. Bさんが対応可能であれば、Aさんは受話器を置く

取り次ぐ相手がすぐ近くの席にいる場合は、より簡単な方法があります。
まず「保留ボタン」を押し、口頭で「○○さん、△番にお電話です」のように用件と回線ボタンの番号を伝えて受話器を置きましょう。
あとは同僚が自分の電話機の外線ボタンを押せば、そのまま通話を取り次げます。

外線転送

外線転送は、会社にかかってきた電話を、あらかじめ設定しておいた社外の電話番号へ転送する機能です。
この機能は、転送サービスやクラウドPBXのオプション機能を契約すると利用できます。

外線転送は別途申し込みや設定が必要な場合も多いので、利用を検討する際はまず自社の契約状況を確認してみましょう。

ビジネスフォンの便利機能の使い方

便利機能を使えば、毎日の仕事がよりスムーズに進み、作業の効率もアップします。
例えば、よくかける相手を登録できる電話帳機能や、複数の相手に一斉に連絡できるグループ呼び出し機能などです。

便利機能を使いこなせば、よりスムーズにコミュニケーションが取れ、電話応対の時間を短縮できるでしょう。

電話帳登録

ビジネスフォンには、スマートフォンと同じように電話帳機能が備わっています。
よくかける取引先の電話番号を登録しておくことで、毎回名刺やメモを探す手間が省け、業務の効率化につながるでしょう。

電話帳には、各電話機に個別に登録する「端末別電話帳」と、社内のすべての電話機で情報を共有できる「共有電話帳」の2種類が存在します。
自分だけが使う個人の連絡先は端末別電話帳へ、会社の代表番号や部署共通の連絡先は共有電話帳へ登録するなど、上手に使い分けるのがおすすめです。

1. 電話機の「電話帳ボタン」を長押しして電話帳メニューを開く
2. 「端末別電話帳」または「共有電話帳」を選ぶ
3. 相手の名前（表示名）・フリガナ・電話番号などを登録する
4. 確定・保存する

登録後は、電話帳ボタンからリストを呼び出して発信したい相手を選択し、空いている外線ボタンを押すだけで電話をかけられます。

グループ設定・呼び出し

部署やチーム単位で電話機をまとめて管理できるのがグループ設定機能です。
複数の内線をひとつのグループとして扱うことで、着信の共有や連絡の効率化が可能になります。

また、グループ呼び出しは、複数の内線電話機を一斉に呼び出す機能です。
事前に設定された「グループ呼出ボタン」を押してから受話器越しに話しかけると、対象グループに設定されたすべての電話機のスピーカーから一斉に音声が流れます。

グループ呼び出しは、緊急の連絡や、オフィス内にいる担当者を呼び出したい時など、大事な用件で全員にすぐ気付いてほしい場面で活用すると良いでしょう。
ただし、オフィス全体に放送が流れるため、使用するタイミングには配慮が必要です。

リダイヤル発信

リダイヤル発信は、発信履歴や着信履歴から番号を選んで簡単に電話をかけ直せる機能です。
「先ほどかけた相手が話し中だった」「もう一度同じ相手に用件がある」といった際に役立ちます。

多くのビジネスフォンには「リダイヤルボタン」が搭載されており、このボタンを押すだけで最後に発信した電話番号へ自動でかけ直してくれます。
また、発着信の履歴をメニュー画面から呼び出し、特定の履歴を選択して発信することも可能です。

電話番号を再度入力する手間が完全に省けるため、入力ミスを防ぎ、電話応対をスピードアップできます。
業務効率を上げるためにも、ぜひ積極的に活用してみてください。

短縮ダイヤル

短縮ダイヤルは、頻繁に連絡する相手の電話番号を、2〜4桁の番号で登録しておくことで、簡単なダイヤル操作だけで発信できる機能です。
番号の押し間違いといったヒューマンエラーを減らす効果も期待できます。

短縮ダイヤルは登録できる件数が多いため、部署内で共通の短縮リストを作成したり、全社共通で利用する取引先の番号を設定したりと、柔軟な運用が可能です。

一般的な短縮ダイヤルの登録方法は、以下のとおりです。

1. 電話機のメニューから「短縮登録」モードに入る
2. 「個別電話帳登録」「共通電話帳登録」を選択する
3. 登録したい相手の名前・フリガナ・電話番号などを入力する
4. 連絡先に割り当てる短縮番号（2〜4桁）を登録する

例えば、短縮番号「005」に〇〇社の代表番号を登録しておけば、次回からは「005」と押して発信するだけで、自動的に〇〇社の代表番号につながります。
短縮番号は通常、若い番号から順に割り当てられますが、任意の番号を指定できる機種も多く存在します。

ワンタッチダイヤル

 ワンタッチダイヤルは、電話機にある特定のボタンに連絡先を割り当てて、ボタンひとつで発信できる機能です。
短縮ダイヤルよりもさらに操作が簡単で、スピーディーな電話応対を実現します。

例えば、電話機の「M1」ボタンに社長の携帯番号、「M2」ボタンに主要取引先である〇〇商事の担当者、といったように連絡頻度の高い相手をセットしておけば、受話器を上げてボタンを押すだけで即座に発信できます。

連絡先の登録方法は、次のとおりです。

1. 電話機の設定メニューから「ワンタッチダイヤル登録」を選ぶ
2. 登録したいワンタッチボタン（M1・M2など）を指定する
3. 割り当てたい相手の電話番号を入力する
4. 設定を確定する

非常に便利な機能ですが、ボタンを押しただけで意図せず電話がかかってしまう可能性もあるため、誤って押さないように注意が必要です。

不在転送

不在転送は、内線をかけた相手が不在で電話に出ない場合に、あらかじめ設定しておいた別の電話機へ自動的に内線を転送する機能です。
担当者が席を外している場合でも、同じ部署のメンバーにスムーズに用件を引き継げるため、電話対応の遅延を防げます。

不在転送を利用するには、事前に主装置や各電話機での転送設定が必要です。
利用したい場合は、システム管理者や担当者に設定してもらいましょう。

会議通話

会議通話は、複数人で同時に通話できる機能です。

ビジネスフォンの主装置の性能や契約しているサービスによっては、最大で数十人規模まで参加できる場合もあり、電話会議システムとして活用できます。

会議通話の使い方は、以下をご覧ください。

1. 通話中の外線を保留する
2. 会議に参加してほしい別の社員を内線で呼び出す
3. 呼び出した社員が応答したら、電話機の「会議」ボタンを押す
4. 最初に保留した相手・2人目の社員・自分の三者がつながり、同時に会話できる状態になる

さらに参加者を追加したい場合は、再度別の内線に電話をかけて「会議」ボタンをプッシュする手順を繰り返しましょう。
会議通話中は参加者全員がお互いの声を聞けるため、プロジェクトの打ち合わせや緊急時の情報共有などに役立ちます。

通話録音

通話録音は、留守番電話のように不在時のメッセージを録音するだけでなく、通話中の会話を手動または自動で録音できます。
主に、録音機能付きの主装置を導入するか、外付けの録音システムを接続することで利用が可能です。

基本的な操作方法は、以下をご覧ください。

1. 電話機の「録音」ボタン、または「録音BOX」ボタンを押す
2. 録音中はボタンが赤く点滅するなどして状態を示す
3. 受話器を置くと自動で録音が終了する

昨今はクレーム発生時の事実確認や、電話応対の品質向上のために通話録音を活用する企業が増えています。
また、録音した音声データをあとで聞き返して商談の要点を確認したり、新人の電話応対を上司がチェックする研修材料にしたりと、さまざまな用途で活用されています。

【シーン別】ビジネスフォンの使い方

ビジネスフォンの基本的な操作や便利機能について解説しましたが、実際の業務ではこれらの機能をどのように使えば良いか分からない方も多いでしょう。

ここからは、具体的なビジネスシーンを想定し、状況に応じたビジネスフォンの使い方を解説します。

他部署の担当者に電話を取り次ぐ場合

ほかの部署の担当者宛ての電話を受けた際は、速やかに取り次ぐ必要があります。
離れた部署の担当者に回す場合は、転送機能を使うと便利です。

まず、「〇〇部の△△宛てのお電話ですね。少々お待ちください」と相手にていねいに断りを入れ、「保留ボタン」を押しましょう。
次に、取り次ぎ先の担当者の内線番号をダイヤルし、つながったら「株式会社〇〇の◇◇様からお電話です」と、会社名と名前を伝えます。

担当者が電話に対応可能であれば、「転送ボタン」を押して通話を転送するか、保留状態のまま受話器を置きましょう。
社内の座席表や内線番号の一覧表を手元に用意しておくと、転送先を探す際に慌てずに済みます。

誰に取り次ぐか分からない場合

 かかってきた電話の用件を聞いても、社内の誰に取り次げばよいか分からない場合は、「パーク保留」を活用しましょう。
パーク保留とは、保留した通話を社内にあるすべての電話機から応答できるようにする機能です。

電話機の「パーク1」「パーク2」と記されたボタンを押すと、通話がパーク保留になります。
そのあと、オフィス内に向かって「〇〇の件でお電話ですが、どなたかご担当の方いらっしゃいますか？パーク1番にお願いします。」と呼びかけましょう。

担当者が見つかった場合、担当者が自分の席の電話機で「パーク1」ボタンを押すと、保留中の電話に出られます。

営業時間外の着信に対応する場合

会社の営業時間外にかかってくる電話には、自動音声で対応するのがおすすめです。
音声メールユニットを搭載したビジネスフォンの主装置に、「本日の営業は終了いたしました」といったメッセージを流し、留守番電話に切り替えるように設定しましょう。

多くのビジネスフォンには「時間外アナウンス機能」が搭載されており、あらかじめ設定した曜日や時間になると、自動でアナウンスを流せます。
初期費用や月額料金が発生する場合もありますが、従業員が対応する必要がなくなるため、人件費の削減や働き方改革につながるでしょう。

近年はクラウドPBXや外部の留守番電話サービスを利用し、特定の携帯電話に自動転送する運用も増えています。
営業時間外は当直担当者の携帯電話へ転送する設定にしておけば、緊急の電話にもすぐに対応できます。

急ぎの問い合わせにすぐ対応する場合

お客様から「至急折り返しが欲しい」「今すぐ回答が欲しい」といった緊急度の高い電話がかかってきた際は、迅速な対応が求められます。
担当者が不在の場合は、一度保留にして内線で別の担当者を探すか、音声呼び出し機能を活用しましょう。

音声呼び出し機能は、内線番号のあとに「#」を付けて発信すると、相手の電話機のスピーカーから直接呼びかけられる機能です。
「〇〇さん、△△様より至急のお電話です。いらっしゃいますか？」と声をかければ、作業に集中していても気付きやすく、早急に対応できます。

また、折り返しが必要な場合でもリダイヤル機能を活用すれば、電話番号を再入力なしにかけ直せるため、お客様を待たせずに済むでしょう。

ビジネスフォンの使い方に関するよくある質問

ビジネスフォンの使い方を幅広く解説してきましたが、まだ疑問が残っている方もいるかもしれません。
ここからは、ビジネスフォンの使い方に関するよくある質問を、Q&A形式で分かりやすく解説します。

受話器を上げるタイミングはいつですか？

多くのビジネスフォンでは、受話器を上げるタイミングはボタン操作の前でも後でも、問題なく通話できます。
外線着信に出る場合、外線ボタンを押してから受話器を上げても、先に受話器を取ってから該当のボタンを押しても通話可能です。

外線にかける際も、外線ボタンを押してから受話器を上げても、受話器を上げてから外線ボタンを押しても発信できます。

ただし、一部の機種では受話器を上げると自動的に内線モードになる場合があります。
その場合は、まず「0」や外線ボタンを押して、外線発信に切り替えましょう。

電話の転送をキャンセルするにはどうすればよいですか？

転送先の相手が応答できなかった場合には、通話を元に戻す必要があります。
転送をキャンセルする方法は、以下の3つです。

1. 保留ボタンで転送していた場合：点滅している保留中の外線ボタンを再度押す
2. パーク保留ボタンで転送していた場合：使用したパーク保留ボタンを再度押す
3. 転送ボタンで内線番号を押していた場合：受話器のフックボタンを1回押す

　

上記のいずれかの方法で転送をキャンセルすると、保留音が解除されて再び相手とつながります。
つながったらすぐに、「申し訳ございません。ただいま担当者が席を外しております。」と伝え、必要であれば折り返し先の連絡先を確認しましょう。
また、代わりに要件を伺える別の担当者がいれば、そちらへ取り次ぐのも適切な対応です。

複数人が同時に電話を受けた場合、画面やランプはどのように表示されますか？

ビジネスフォンでは、電話回線の状況に応じて、外線ボタンのランプの色や点滅パターンが変化し、一目で回線の使用状況を把握できます。

具体例として、以下のような点灯パターンがあります。

• 着信が鳴っている回線：赤色または緑色で速く点滅
• 自分が通話中の回線：緑色で点灯
• ほかの人が通話中の回線：赤色で点灯
• 自分が保留中の回線：緑色でゆっくり点滅
• ほかの人が保留中の回線：赤色でゆっくり点滅

ランプの色と点滅のパターンを覚えておけば、回線の使用状況をすぐに判別できるでしょう。

受話器を置いたまま発信する方法はありますか？

 受話器を置いたまま発信する機能として、「オンフックダイヤル」と「ハンズフリー」の2つが挙げられます。

オンフックダイヤルは、受話器を置いたままダイヤルし、相手が出たのを確認してから受話器を取って通話を開始できる機能です。
ハンズフリーは、「スピーカーボタン」を押すだけで、相手の声をスピーカーで聞くことができ、自分の声も内蔵マイクで相手に届きます。

ただし、ハンズフリー通話は会話内容が周囲に聞こえてしまうため、機密情報などを話す際は使用を避け、周りの迷惑にならないよう配慮する必要があります。

まとめ

ビジネスフォンには複数の機能が搭載されていますが、一つひとつの使い方を理解すれば、決して難しいものではありません。
まずは基本操作をマスターし、慣れてきたら電話帳や短縮ダイヤルなどの便利機能を活用して、業務を効率化しましょう。

会社でのコミュニケーションをより快適にするためには、通話内容の録音やスマートフォンとの連携といった新しい機能も有効です。
株式会社ファーストでは、お客様のニーズに合ったビジネスフォンの導入をサポートしています。
通話録音やスマートフォン連携に対応している機種も取り扱っています。

ビジネスフォンの導入を検討されている企業様は、ぜひファーストにご相談ください。