複合機・プリンターの導入を検討する際、本体価格だけでなくランニングコストも検討する必要があります。
リース費用や保守料金、インク・トナー代、電気代など、継続的に発生するランニングコストを正しく把握すれば、長期的なコスト管理が可能です。

この記事では、複合機・プリンターのランニングコストの内訳と効果的な削減方法について詳しく解説します。

複合機・プリンターで発生するランニングコストとは

複合機・プリンターを導入する際には、本体費用以外にもさまざまな費用が継続的に発生します。
代表的なランニングコストは以下の通りです。

• リース費用（リース契約時のみ）
• 保守料金（メンテナンス・修理など）
• インク・トナー代
• 電気代

これらの合計が、日々の運用にかかる実質的なコストとなります。

リース費用

複合機本体のリース費用は、一般的に月額4,000〜25,000円程度です。
一括購入を選んだ場合はこの費用はかかりません。

リース費用の実際の金額は、機種の印刷速度や機能、サイズ、カラー対応の有無などによって大きく異なります。
コストと性能のバランスを見極めながら、自社の用途に合ったモデルを選びましょう。

料金を左右する要素やポイントについては、以下の記事もご参考にしてください。

参考：複合機のリース料金の相場は？料金を左右する要素やポイントを解説

保守料金

保守契約には、主に「カウンター保守契約」「キット保守契約」「スポット保守契約」の3種類があります。

一般的な「カウンター保守契約」では、印刷枚数に応じて料金が発生します。
相場は以下の通りです。

• モノクロ印刷：1枚あたり約2〜3円
• 2色カラー：1枚あたり約5〜10円
• フルカラー：1枚あたり約15〜25円

「キット保守契約」では修理代とカウンター料はありません。「スポット保守契約」では、点検や修理費用、消耗品購入費用を実費負担します。

使用頻度の高い企業であれば、定額制やキット保守契約のほうがコストパフォーマンスが良くなる場合もあります。契約内容をよく確認し、最適な保守プランを選択しましょう。

複合機のカウンター料金の相場やメリット・デメリットについては、以下の記事もご覧ください。

参考：複合機のカウンター料金とは？相場やメリット・デメリット、注意点を解説

インク代

複合機やプリンターのランニングコストには、トナーやインクなどの購入費用も含まれます。
レーザープリンターの純正トナーは1万円以上、インクジェットプリンターの純正インクは1,000円〜1万円程度が相場です。

保守契約にインク代が含まれている場合は追加費用は発生しませんが、本体購入や非契約時には実費が必要です。
コスト重視ならインクジェットがおすすめですが、高速・大量印刷にはレーザープリンターが適している場合もあります。

印刷頻度や用途に応じた機種を選ぶと、長期的なランニングコスト削減につながります。

電気代

複合機の電気代は見落とされがちですが、長期的に見ると無視できないコストです。
例えば、複合機の平均消費電力（TEC値）を約2kWhと仮定した場合、月額約235円、年間約2,820円が目安となります。

一方、旧型機種（TEC値8kWh）の場合、年間で約8,800円ほどかかっていたこともあり、省エネ性能の向上がコスト削減に直結することがわかります。
最新機種では、月額270円・年間3,240円前後まで抑えられるものもあるため、導入時にはTEC値にも注目しましょう。

複合機・プリンターのランニングコストの計算方法

複合機・プリンターのランニングコストの計算方法は、購入とリース契約で異なります。
それぞれのパターンを理解することで、導入方法ごとのコストを正確に比較できるようになります。

以下で確認してみましょう。

購入した場合

購入時のランニングコストは、「カウンター料金＋電気代」で計算します。
カウンター料金とは、印刷枚数に応じて発生する保守費用です。
保守契約を結んでいれば、トナー交換や修理などが含まれ、別途消耗品を購入する必要はありません。

電気代は使用頻度や稼働時間によって異なりますが、ひと月あたり数百円〜数千円程度が一般的です。

なお、購入した複合機・コピー機は資産として扱われ、固定資産税が課税される点にも注意が必要です。
年に数万円の税負担が発生する可能性がありますが、減価償却による節税効果も見込めます。
耐用年数は通常5年程度のため、長期使用を前提として計画的に導入しましょう。

リース契約の場合

リース契約のランニングコストは、「月額リース料（本体価格×リース料率）＋カウンター料金＋電気代」を合計して算出します。

月額リース料は、本体価格にリース料率を掛けた金額です。
支払期間は通常5年（60回払い）が基本で、契約年数や企業の信用状況により料率が変動します。
創業間もない企業や信用力が低い場合、料率が高く設定されることもあります。

カウンター料金と電気代は、購入時と同様に印刷量と使用状況に応じて変動し、月数百円〜数千円の範囲が一般的です。

リース契約は初期費用を抑えられる反面、長期的なランニングコストは購入より割高になる場合が多く見られます。
キャッシュフローや税務上の扱いなども考慮しながら、トータルでの費用対効果を見極めましょう。

複合機・プリンターのランニングコストを抑える方法

複合機やプリンターのランニングコストを削減するには、節約機能の活用や印刷方法の見直しが効果的です。
小さな工夫の積み重ねにより、大幅なコストカットを実現できるでしょう。

また、複合機・コピー機の使用年数によっては、購入やリース契約の見直しが求められる場合もあります。以下で、具体的な方法を見ていきましょう。

節約機能を活用する

多くの複合機には、「エコモード」や「節約モード」と呼ばれるインクやトナー消費を抑える機能が搭載されています。
通常の印刷と比べて、インクの使用量を10〜30％ほど節約できるため、社内資料や草案など、仕上がり品質をあまり求めない文書に適しています。

ただし、色が薄くなる、細かい文字の再現性が下がるなどの場合もあるため、用途に応じた使い分けが必要です。
複合機の機能については、以下の記事もご覧ください。

参考：複合機の機能一覧！基本機能から便利機能まで徹底解説

カラー印刷とモノクロ印刷を使い分ける

カラー印刷は、モノクロ印刷に比べてトナー消費が約10倍高く、1枚あたり6円〜15円ほどかかる場合があります。
写真やポスターなど重要な文書のみカラー印刷を使用し、内部向けの報告書はモノクロで統一するなど、社内ルールを設けるとコストを抑えられます。

デフォルト設定をモノクロにしておくと、より効果的にランニングコストを抑えられるでしょう。

印刷品質を下げる

ドラフト（下書き）モードを使用したり、解像度を低く設定したりすると、インク・トナーの粒度が粗くなり、インクを過剰に消費しなくて済みます。
例えば、ドラフトモードでは、通常モードの約半分のインク量で印刷ができる機種もあり、社内配布資料や内部チェック用に適しています。

読みやすさを保ちつつ、ランニングコストを削減するバランスの取れた設定にしておきましょう。

ミスプリントを減らす

プレビュー機能を活用して、印刷前にレイアウトや余白、不要なページを確認すると、ミスプリントを減らせます。

また、操作パネル上でプレビューを表示できる機種や、ミスプリントを検知して自動停止するセンサー付きモデルを導入するのも有効です。
日常的な印刷設定の確認の習慣が、無駄な用紙・トナーの削減につながります。

複合機・コピー機を購入する

リース契約と比べて長期使用を前提とするなら購入の方が経済的になる場合もあります。
特に、消費電力が低く、TEC値の低い最新機種を購入するのがおすすめです。
初期コストはかかりますが、リース料金が不要でカウンター料を抑えられるため、トータルでは大きく節約できます。

先述したとおり、複合機・コピー機のリース契約は3年〜7年が多く、それ以上使う場合は購入も検討してみましょう。
特に印刷頻度が高い企業では、購入による費用対効果がより明確に現れる傾向にあります。

保守契約・リースプランを見直す

保守契約には、「カウンター保守」と「キット保守」など複数のプランがあり、カウンター料金が運用費の大部分を占めます。
契約内容を細かくチェックし、使用量に見合わない基本料金やカラー印刷比率を見直すと、無駄なコストを削減できるでしょう。

複数の保守プランの中から自社の利用状況に合ったものを選ぶことで、ランニングコストを抑えられます。

まとめ

複合機・プリンターのランニングコストは、リース費用や保守料金、インク・トナー代、電気代を合算したものです。
ランニングコストは、節約機能の活用やカラー・モノクロ印刷の使い分け、定期的なリース契約の見直しなど、工夫次第で節約できます。

長期使用を前提とするなら、省エネ性の高い機種の購入も検討しましょう。

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